Co je důležité vědět o změnách v projektu
Jako příjemce dotace jste svůj projekt dobře připravili a všechny naplánované aktivity popsali v Projektové žádosti a Podrobném plánu realizace projektu. Přijetím Smlouvy o poskytnutí dotace jste se zavázali k uskutečnění veškerých popsaných aktivit. Během realizace projektu se mohou z různých důvodů vyskytnout změny, které ovlivní Váš projekt. Tyto změny se zpravidla týkají plánu výdajů a plánu financování, dosažení projektových cílů, doby realizace projektu a partnerství.
Některé změny musí projít schvalovacím řízením, některé musí být pouze oznámeny.
V kterém případě musí změny projít schvalovacím řízením?
I. Podstatné změny, které musí schválit Monitorovací výbor
- navýšení prostředků z hlediska celkového projektu o 10 % celkových způsobilých výdajů nebo o 15 000 EUR (viz informace dále na této straně)
- narušení dosažení cílů projektu
II. Nepodstatné změny, které schvaluje SAB
Příklady:
- změna partnerské struktury projektu
- navýšení nákladů jednotlivých hlavních rozpočtových kapitol o více než 20 %, aniž by bylo nutné navýšení prostředků pro celý projekt (hlavní rozpočtové kapitoly = personální náklady, věcné náklady, náklady na vybavení a investice)
- změna doby realizace projektu
- změny plánu ročních plateb – přesun nevyužitých prostředků do následujícího roku
- přesun prostředků mezi kooperačními partnery podílejícími se na projektu
Jak v takovém případě nejlépe postupovat?
1. V každém případě prodiskutujte plánovanou/é změnu/y se svým/i kooperačním/i partnerem/y.
2. Němečtí kooperační partneři konzultují plánovanou/é změnu/y se svou příslušnou kontaktní osobou ve Společném sekretariátu SAB a čeští kooperační partneři se zaměstnanci CRR ČR .
3. Lead partner dodá Saské rozvojové bance za dotyčné/ho projektové/ho partnery/a písemné dvojjazyčné Oznámení o změně projektu v elektornické podobě jako sken statutátním zástupcem podepsané verze žádosti. Změny musí být zdůvodněny. Není třeba posílat originál žádosti poštou.
Jaký je další postup?
- odborná kontrola požadované změny příslušným orgánem (SAB, CRR ČR)
- v případě podstatných změn – rozhodnutí Monitorovacího výboru o požadované změně
- v případě nepodstatných změn – rozhodnutí SAB o požadované změně v součinnosti s CRR ČR
- písemné vyrozumění Saskou rozvojovou bankou o výsledku rozhodnutí
Pokyny:
- Oznámení o změně projektu smí být podáno maximálně 1 x ročně (viz Všeobecné smluvní podmínky, bod VIII, č. 2 a 3). V jednom Oznámení o změně projektu by měly být formulovány veškeré změny všech kooperačních partnerů.
Výjimka:
Změny, které by bránily realizaci projektu, se SAB musí oznámit ihned. - O přesun prostředků do následujícího roku se musí zažádat dle Všeobecných smluvních podmínek, bodu III, č. 4 vždy nejpozději do 31. 10. aktuálního roku. Na přesun prostředků není právní nárok.
- O navýšení prostředků je možné požádat jen ve výjimečných případech při splnění čtyř kritérií. Podrobné informace naleznete dále na této straně.
- Pro české kooperační partnery jsou při podávání změn závazné postupy popsané v Příručce pro příjemce .
Kdy stačí změny v projektu pouze oznámit?
Příklady:
- Při změně statutárního zástupce nebo kontaktní osoby nám stačí zaslat pouze aktuální doklad jednatelského oprávnění, resp. kontaktní údaje nové kontaktní osoby.
- Při změně adresy či sídla kooperačního partnera stačí rovněž zaslání odpovídajícího dokladu.
Tyto změny vezme SAB na vědomí, příp. předá informaci také CRR ČR, pokud se změny týkají českého/ých partnera/ů. SAB informuje Lead partnera o zaevidování nových údajů.
Kdy není nutné změny oznamovat?
Příklady:
- navýšení nákladů jednotlivých hlavních rozpočtových kapitol o méně než 20 %, aniž by bylo nutné navýšení prostředků pro celý projekt
V tomto případě nemusí němečtí kooperační partneři SAB změny oznamovat. Čeští kooperační partneři informují CRR ČR o změně ve Zprávě o průběhu projektu v rámci příslušného vyúčtování a předloží aktualizovaný podrobný rozpočet. - při změně personálního obsazení schválených projektových míst (např. při zástupu za mateřskou a rodičovskou dovolenou, změně personálního obsazení při stejném ohodnocení)
V případě dalších dotazů ke změnám v projektu Vám rády pomohou kontaktní osoby SAB (u německých kooperačních partnerů), resp. zaměstnanci CRR ČR (u českých kooperačních partnerů).