Změny v projektech

Co je důležité vědět o změnách v projektu

Jako příjemce dotace jste svůj projekt dobře připravili a všechny naplánované aktivity popsali v Projektové žádosti a Podrobném plánu realizace projektu. Přijetím Smlouvy o poskytnutí dotace jste se zavázali k uskutečnění veškerých popsaných aktivit. Během realizace projektu se mohou z různých důvodů vyskytnout změny, které ovlivní Váš projekt. Tyto změny se zpravidla týkají plánu výdajů a plánu financování, dosažení projektových cílů, doby realizace projektu a partnerství.

Některé změny musí projít schvalovacím řízením, některé musí být pouze oznámeny.

V kterém případě musí změny projít schvalovacím řízením?

I. Podstatné změny, které musí schválit Monitorovací výbor

  • navýšení prostředků z hlediska celkového projektu o 10 % celkových způsobilých výdajů nebo o 15 000 EUR (viz informace dále na této straně)
  • narušení dosažení cílů projektu

II. Nepodstatné změny, které schvaluje SAB
Příklady:

  • změna partnerské struktury projektu
  • navýšení nákladů jednotlivých hlavních rozpočtových kapitol o více než 20 %, aniž by bylo nutné navýšení prostředků pro celý projekt (hlavní rozpočtové kapitoly = personální náklady, věcné náklady, náklady na vybavení a investice)
  • změna doby realizace projektu
  • změny plánu ročních plateb – přesun nevyužitých prostředků do následujícího roku
  • přesun prostředků mezi kooperačními partnery podílejícími se na projektu

Jak v takovém případě nejlépe postupovat?

1. V každém případě prodiskutujte plánovanou/é změnu/y se svým/i kooperačním/i partnerem/y.

2. Němečtí kooperační partneři konzultují plánovanou/é změnu/y se svou příslušnou kontaktní osobou ve Společném sekretariátu SAB a čeští kooperační partneři se zaměstnanci CRR ČR .

3. Lead partner dodá Saské rozvojové bance za dotyčné/ho projektové/ho partnery/a písemné dvojjazyčné Oznámení o změně projektu . Změny musí být zdůvodněny.

Jaký je další postup?

  • odborná kontrola požadované změny příslušným orgánem (SAB, CRR ČR)
  • v případě podstatných změn – rozhodnutí Monitorovacího výboru o požadované změně
  • v případě nepodstatných změn – rozhodnutí SAB o požadované změně v součinnosti s CRR ČR
  • písemné vyrozumění Saskou rozvojovou bankou o výsledku rozhodnutí

Pokyny:

  • Oznámení o změně projektu smí být podáno maximálně 1 x ročně (viz Všeobecné smluvní podmínky, bod VIII, č. 2 a 3). V jednom Oznámení o změně projektu by měly být formulovány veškeré změny všech kooperačních partnerů.
    Výjimka:
    Změny, které by bránily realizaci projektu, se SAB musí oznámit ihned.
  • O přesun prostředků do následujícího roku se musí zažádat dle Všeobecných smluvních podmínek, bodu III, č. 4 vždy nejpozději do 31. 10. aktuálního roku. Na přesun prostředků není právní nárok.
  • O navýšení prostředků je možné požádat jen ve výjimečných případech při splnění čtyř kritérií. Podrobné informace naleznete dále na této straně.
  • Pro české kooperační partnery jsou při podávání změn závazné postupy popsané v Příručce pro příjemce .

Kdy stačí změny v projektu pouze oznámit?
Příklady:

  • Při změně statutárního zástupce nebo kontaktní osoby nám stačí zaslat pouze aktuální doklad jednatelského oprávnění, resp. kontaktní údaje nové kontaktní osoby.
  • Při změně adresy či sídla kooperačního partnera stačí rovněž zaslání odpovídajícího dokladu.

Tyto změny vezme SAB na vědomí, příp. předá informaci také CRR ČR, pokud se změny týkají českého/ých partnera/ů. SAB informuje Lead partnera o zaevidování nových údajů.

Kdy není nutné změny oznamovat?
Příklady:

  • navýšení nákladů jednotlivých hlavních rozpočtových kapitol o méně než 20 %, aniž by bylo nutné navýšení prostředků pro celý projekt
    V tomto případě nemusí němečtí kooperační partneři SAB změny oznamovat. Čeští kooperační partneři informují CRR ČR o změně ve Zprávě o průběhu projektu v rámci příslušného vyúčtování a předloží aktualizovaný podrobný rozpočet.
  • při změně personálního obsazení schválených projektových míst (např. při zástupu za mateřskou a rodičovskou dovolenou, změně personálního obsazení při stejném ohodnocení)

V případě dalších dotazů ke změnám v projektu Vám rády pomohou kontaktní osoby SAB (u německých kooperačních partnerů), resp. zaměstnanci CRR ČR (u českých kooperačních partnerů).

Důležitá fakta o navýšení prostředků

Poptávka po dotačních prostředcích z EU je vysoká. Proto byly prostředky Programu spolupráce téměř ve všech prioritních osách již zcela navázány.

Úspory, které se do Programu vrátí, mohou být za určitých předpokladů použity k navýšení prostředků ještě probíhajících projektů.

Kdy je možné o navýšení požádat?

O navýšení prostředků může probíhající projekt požádat tehdy, pokud jsou splněna následující 4 kritéria:

1. nárůst nákladů nebyl předvídatelný,

2. vyšší náklady nejsou způsobeny chybou v plánování kooperačních partnerů

3. navýšení prostředků je pro dosažení cílů projektu bezpodmínečně nutné,

4. projekt se nachází v pokročilém stavu realizace. To znamená, že národním kontrolorům (SAB pro německé kooperační partnery, CRR ČR pro české kooperační partnery) bylo k danému momentu předloženo ke kontrole již nejméně 65 procent schválených celkových výdajů projektu.

V případě, že jsou tato kritéria splněna, lze během doby realizace projektu předložit Saské rozvojové bance žádost o navýšení prostředků. O navýšení prostředků nelze zažádat u již ukončených projektů.

Jak o navýšení požádat?

Spojte se s kontaktní osobou ve Společném sekretariátu příslušnou pro Váš projekt a společně se přesvědčte o tom, že uvedená kritéria jsou splněna.

Ověřte, zda nemůžete Vy nebo Vaši kooperační partneři dosáhnout úspor v některé z jiných výdajových položek. Úspory je možné mezi partnery přesunout a vyrovnat tak případný nárůst nákladů u jednoho z nich. Pokud přesun prostředků mezi partnery připadá v úvahu, vyplní lead-partner Oznámení o změně projektu , ve kterém požádá o přesun finančních prostředků mezi dotčenými partnery.

Pokud ani jeden z partnerů nemá dostatečné úspory a navýšení prostředků je nezbytné, požádá lead-partner za příslušného partnera nebo partnery o navýšení prostředků prostřednictvím Oznámení o změně projektu .

Odborné hodnocení

Předložená žádost o navýšení prostředků bude odborně hodnocena příslušnými místy (dotační subjekt).

Kdo rozhoduje?

Základem pro rozhodnutí je kladný výsledek odborného hodnocení.

  • V případě významných změn (navýšení prostředků o více než 10% celkových způsobilých výdajů nebo o více než 15 000 EUR) rozhoduje o žádosti o navýšení prostředků Monitorovací výbor.
  • V případě nevýznamných změn rozhoduje o žádosti o navýšení prostředků Saská rozvojová banka.

Schválení navýšení prostředků, dodatek Smlouvy o poskytnutí dotace

V případě schválení žádosti o navýšení prostředků Monitorovacím výborem (v případě významných změn) nebo Saskou rozvojovou bankou (v případně nevýznamných změn) je možné uzavřít dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace.

Předpokladem pro uzavření tohoto Dodatku je kromě schválení Monitorovacím výborem nebo Saskou rozvojovou bankou dostatečný objem prostředků v příslušné prioritní ose.

Pokud jsou finanční prostředky k dispozici, obdrží lead-partner nabídku na uzavření Dodatku Smlouvy o poskytnutí dotace.

Pokud žádné prostředky k dispozici nejsou, je schválená žádost o navýšení prostředků zařazena na tak zvanou „Čekací listinu na navýšení prostředků“. Lead-partner obdrží nabídku na uzavření Dodatku ke Smlouvě o poskytnutí dotace v okamžiku, kdy se do příslušné prioritní osy vrátí dostatečné množství finančních prostředků. To je však možné pouze během doby realizace projektu.