Informace k ukončení projektu pro Lead partnery

Věděli jste, že …

… závěrečná platba kooperačním partnerům (včetně Lead partnera) bude provedena až po kontrole závěrečné zprávy a závěrečného vyúčtování všech kooperačních partnerů? (viz bod 7.3.1 „Kontrola prováděná Kontrolory“ Společného realizačního dokumentu a Všeobecné smluvní podmínky pro realizaci projektu v rámci Programu spolupráce Česká republika – Svobodný stát Sasko 2014-2020).

Co to znamená pro Vás jakožto Lead partnera?

Jako Lead partner vypracujete na konci projektu dvoujazyčnou závěrečnou zprávu o aktivitách v projektu jako celku. Zprávu předložíte spolu s posledním vyúčtováním (poslední soupiskou).

Zprávu prosím zašlete co nejdříve po skončení projektu Vašemu národnímu kontrolorovi (SAB popř. CRR ČR).

Proč je včasné předložení závěrečné zprávy důležité?

Podle programových pravidel lze provést závěrečnou výplatu kooperačním partnerům (včetně Lead partnera) teprve po ověření závěrečné zprávy a poslední soupisky všech kooperačních partnerů.

Zajistěte proto jako Lead partner, aby i Vaši projektoví partneři předložili závěrečné vyúčtování u svých národních kontrolorů co nejdříve po skončení realizace projektu.

Čeští kooperační partneři mohou podat závěrečné vyúčtování i před datem sjednaným s CRR ČR – toto datum označuje pouze nejzazší datum.

Tak obdržíte Vy a Vaši projektoví partneři rychleji závěrečnou platbu.

Jak závěrečnou zprávu zpracovat?

Závěrečnou zprávu označte na standardním formuláři Zprávy o průběhu projektu v bodě 3 jako dvoujazyčnou závěrečnou zprávu Lead partnera. Protože formulář Zprávy o průběhu projektu nedává závěrečné zprávě dostatek prostoru, sestavte závěrečnou zprávu jako volnou přílohu. Zakomponovat můžete i snímky a dokumentaci vypovídající o projektu.

Na standardním formuláři popište jako obvykle jednojazyčně pouze poslední monitorovací období.

V závěrečné zprávě popište nejen realizaci posledního monitorovacího období, ale také realizaci celého projektu. Uveďte, jak jste Vaše původní nápady a plány uskutečnili. Popište, jak probíhala spolupráce s projektovými partnery, jakých výsledků Váš projekt dosáhnul, jak byly naplněny cíle projektu a také co se možná nepovedlo tak, jak jste si představovali.

Vaši projektoví partneři Vás při vypracování závěrečné zprávy mohou nebo by dokonce měli podpořit.

Abyste závěrečné zprávě dodali určitou strukturu, postupujte podle popisu projektu v projektové žádosti a porovnejte plán s uskutečněním.

  • Zvlášť důležitá je pro nás Vaše vlastní bilance k projektovým cílům (4.1.1), výsledkům (4.1.2) a aktivitám (4.1.3).
  • Věnujte velkou pozornost specifickým cílům (4.2.1) a indikátorům (4.2.2) a připojte doklady. Tam, kde nejsou hmatatelné doklady (jako např. prezenční listiny nebo studie) možné, je Vaše zpráva o to podstatnější.
  • Popište zabezpečení přeshraničního dopadu (4.4), a pokud je to pro Váš projekt relevantní, také zajištění udržitelnosti, rovnosti šancí a nediskriminace (4.5).

Může se stát, že se realizace projektu odchýlí od projektové žádosti nebo nebude dosaženo cílových hodnot, a projekt přesto naplní své cíle. K tomu je třeba si udělat úplný obraz. Popište proto otevřeně, zda a proč k odchylkám došlo, čím jste je vyvážili a zda a proč projekt podle Vašeho názoru i tak cíle naplnil.

Nezapomeňte také na doklady o splnění podmínek týkajících se ukončení projektu, byly-li uloženy ve smlouvě o poskytnutí dotace nebo ze strany kontrolorů.

Těšíme se na Vaše závěrečné zprávy.