Informace k závěrečnému vyúčtování projektu pro Lead partnery

Věděli jste, že …

… bude poslední výplata kooperačním partnerům (včetně Lead partnera) provedena až po kontrole závěrečného vyúčtování všech kooperačních partnerů? (viz bod 7.3.1 „Kontrola prováděná Kontrolory“ Společného realizačního dokumentu a Všeobecné smluvní podmínky pro realizaci projektu v rámci Programu spolupráce Česká republika – Svobodný stát Sasko 2014–2020).

Co to znamená pro Vás jakožto Lead partnera?

Jako Lead partner vypracujete po ukončení projektu Vaše závěrečné vyúčtování:

  • dvoujazyčná závěrečná zpráva o aktivitách v projektu jako celku
  • poslední soupiska se žádostí o výplatu

Po předložení závěrečného vyúčtování již není možné podat žádné další vyúčtování.

Kdy podáváte závěrečné vyúčtování?

Podejte prosím Vaše závěrečné vyúčtování s poslední žádostí o výplatu co nejdříve, nejpozději však 3 měsíce po ukončení projektu, u Vašeho národního kontrolora (CRR ČR nebo SAB).

Zajistěte proto jako Lead partner, aby i Vaši projektoví partneři předložili závěrečné vyúčtování u svých národních kontrolorů co nejdříve, nejpozději však 3 měsíce po ukončení projektu.

Poslední výplatu lze kooperačním partnerům (včetně Lead partnera) provést teprve po zkontrolování závěrečného vyúčtování všech kooperačních partnerů.

Jak zpracovat závěrečnou zprávu?

Pro závěrečnou zprávu použijte standardní formulář Zprávy o průběhu projektu . Označte ji v bodě 3 jako dvoujazyčnou závěrečnou zprávu Lead partnera.

Na standardním formuláři popište jako obvykle jednojazyčně pouze poslední monitorovací období. Protože formulář neposkytuje pro závěrečnou zprávu dostatek prostoru, sestavte dvoujazyčnou závěrečnou zprávu, ve které popíšete realizaci celého projektu, jako volnou přílohu. Zakomponovat můžete i snímky a dokumentaci vypovídající o projektu.

Ve zprávě uveďte, jak jste spolu s Vašimi projektovými partnery uskutečnili Vaše původní nápady a plány. Popište, jak probíhala spolupráce s partnery, jakých výsledků Váš projekt dosáhl, jak byly naplněny cíle projektu a také co se možná nepovedlo tak, jak jste si představovali.

Vaši projektoví partneři by Vás měli při vypracování závěrečné podpořit.

Abyste závěrečné zprávě dodali určitou strukturu, postupujte podle popisu projektu v projektové žádosti a porovnejte plán se skutečností.

  • Zvlášť důležitá je pro nás Vaše vlastní bilance k projektovým cílům (bod 4.1.1 projektové žádosti), výsledkům (4.1.2) a aktivitám (4.1.3).
  • Věnujte velkou pozornost specifickým cílům (4.2.1) a indikátorům (4.2.2) a připojte doklady. Tam, kde nejsou hmatatelné doklady (jako např. prezenční listiny nebo studie) možné, je Vaše zpráva o to podstatnější.
  • Popište zabezpečení přeshraničního dopadu (4.4), a pokud je to pro Váš projekt relevantní, také zajištění udržitelnosti, rovnosti šancí a nediskriminace (4.5).

Může se stát, že se realizace projektu odchýlí od projektové žádosti nebo nebude dosaženo cílových hodnot, a projekt přesto naplní své cíle. K tomu je třeba si udělat úplný obraz. Popište proto otevřeně, zda a proč k odchylkám došlo, čím jste je vyvážili a zda a proč projekt podle Vašeho názoru i tak cíle naplnil.

Nezapomeňte také na doklady o splnění podmínek týkajících se ukončení projektu, byly-li uloženy ve Smlouvě o poskytnutí dotace nebo ze strany kontrolorů.

Čeští Lead partneři předkládají dvoujazyčnou závěrečnou zprávu ve třech vyhotoveních.

Máte dotazy? Rádi Vám je zodpovíme. Kontakt