Informace k ukončení projektu pro projektové partnery

Věděli jste, že …

… závěrečná platba kooperačním partnerům (včetně Lead partnera) bude provedena až po kontrole závěrečné zprávy a závěrečného vyúčtování všech kooperačních partnerů? (viz bod 7.3.1 „Kontrola prováděná Kontrolory“ Společného realizačního dokumentu a Všeobecné smluvní podmínky pro realizaci projektu v rámci Programu spolupráce Česká republika – Svobodný stát Sasko 2014-2020).

Co to znamená pro Vás jakožto projektového partnera?

Jako projektový partner vypracujete na konci projektu dvoujazyčnou závěrečnou zprávu o aktivitách ve vaší projektové části. Zprávu předložíte spolu s posledním vyúčtováním (poslední soupiskou).

Zprávu prosím zašlete co nejdříve po skončení projektu Vašemu národnímu kontrolorovi (SAB popř. CRR ČR).

Čeští projektoví partneři předkládají závěrečnou zprávu ve třech vyhotoveních. Závěrečné vyúčtování lze podat i před datem sjednaným s CRR ČR – toto datum označuje pouze nejzazší datum.

Jak závěrečnou zprávu vypracovat?

Závěrečnou zprávu označte na standardním formuláři Zprávy o průběhu projektu v bodě 3 jako dvoujazyčnou závěrečnou zprávu projektového partnera. Protože formulář Zprávy o průběhu projektu nedává závěrečné zprávě dostatek prostoru, sestavte závěrečnou zprávu jako volnou přílohu. Zakomponovat můžete i snímky a dokumentaci vypovídající o projektu.

Na standardním formuláři popište jako obvykle jednojazyčně pouze poslední monitorovací období.

V závěrečné zprávě popište nejen realizaci posledního monitorovacího období, ale také realizaci Vaší projektové části od začátku projektu. Uveďte, jak jste Vaše původní nápady a plány uskutečnili. Popište, jak probíhala spolupráce s kooperačními partnery, jakých výsledků jste ve Vaší projektové části dosáhli, jak jste přispěli k dosažení cílů projektu a také co se možná nepovedlo tak, jak jste si představovali.

Abyste závěrečné zprávě dodali určitou strukturu, postupujte podle popisu projektu v projektové žádosti a porovnejte plán s uskutečněním.

  • Zvlášť důležitá je pro nás Vaše vlastní bilance k projektovým cílům (bod 4.1.1 projektové žádosti), výsledkům (4.1.2) a aktivitám (4.1.3).
  • Popište zabezpečení přeshraničního dopadu (4.4).

Může se stát, že se realizace projektu odchýlí od projektové žádosti nebo nebude dosaženo cílových hodnot, a projekt přesto naplní své cíle. K tomu je třeba si udělat úplný obraz. Popište proto otevřeně, zda a proč k odchylkám došlo, čím jste je vyvážili a zda a proč projekt podle Vašeho názoru i tak cíle naplnil.

Nezapomeňte také na doklady o splnění podmínek týkajících se ukončení projektu, byly-li uloženy ve smlouvě o poskytnutí dotace nebo ze strany kontrolorů.

Lead Partner vypracovává závěrečnou zprávu za celý projekt. Dohodněte se s ním, které body zodpovíte sami ve své závěrečné zprávě a ke kterým mu naopak předáte informace, aby je zahrnul do celkové závěrečné zprávy.

Předem Vám děkujeme za snahu a těšíme se na Vaše závěrečné zprávy.