Informace k závěrečnému vyúčtování projektu pro projektové partnery

Věděli jste, že …

… bude poslední výplata kooperačním partnerům (včetně Lead partnera) provedena až po kontrole závěrečného vyúčtování všech kooperačních partnerů? (viz bod 7.3.1 „Kontrola prováděná Kontrolory“ Společného realizačního dokumentu a Všeobecné smluvní podmínky pro realizaci projektu v rámci Programu spolupráce Česká republika – Svobodný stát Sasko 2014–2020).

Co to znamená pro Vás jakožto projektového partnera?

Jako projektový partner vypracujete po ukončení projektu Vaše závěrečné vyúčtování:

  • dvoujazyčná závěrečná zpráva o aktivitách ve Vaší projektové části
  • poslední soupiska se žádostí o výplatu

Po podání závěrečného vyúčtování již není možné podat žádné další vyúčtování.

Kdy podáváte závěrečné vyúčtování?

Podejte prosím Vaše závěrečné vyúčtování co nejdříve, nejpozději však 3 měsíce po ukončení projektu, u Vašeho národního kontrolora (CRR ČR nebo SAB).

Jak závěrečnou zprávu vypracovat?

Pro závěrečnou zprávu použijte standardní formulář Zprávy o průběhu projektu . Označte ji v bodě 3 jako dvoujazyčnou závěrečnou zprávu projektového partnera.

Na standardním formuláři popište jako obvykle jednojazyčně pouze poslední monitorovací období. Protože formulář neposkytuje pro závěrečnou zprávu dostatek prostoru, sestavte dvoujazyčnou závěrečnou zprávu, ve které popíšete realizaci Vaší projektové části od začátku projektu, jako volnou přílohu. Zakomponovat můžete i snímky a dokumentaci vypovídající o projektu.

Ve zprávě uveďte, jak jste Vaše původní nápady a plány uskutečnili. Popište, jak probíhala spolupráce s kooperačními partnery, jakých výsledků jste ve Vaší projektové části dosáhli, jak jste přispěli k dosažení cílů projektu a také co se možná nepovedlo tak, jak jste si představovali.

Abyste závěrečné zprávě dodali určitou strukturu, postupujte podle popisu projektu v projektové žádosti a porovnejte plán se skutečností.

  • Zvlášť důležitá je pro nás Vaše vlastní bilance k projektovým cílům (bod 4.1.1 projektové žádosti), výsledkům (4.1.2) a aktivitám (4.1.3).
  • Popište zabezpečení přeshraničního dopadu (4.4).

Může se stát, že se realizace projektu odchýlí od projektové žádosti nebo nebude dosaženo cílových hodnot, a projekt přesto naplní své cíle. K tomu je třeba si udělat úplný obraz. Popište proto otevřeně, zda a proč k odchylkám došlo, čím jste je vyvážili a zda a proč projekt podle Vašeho názoru i tak cíle naplnil.

Nezapomeňte také na doklady o splnění podmínek týkajících se ukončení projektu, byly-li uloženy ve smlouvě o poskytnutí dotace nebo ze strany kontrolorů.

Lead partner vypracovává závěrečnou zprávu za celý projekt. Dohodněte se s ním, které body zodpovíte sami ve své závěrečné zprávě a ke kterým mu naopak předáte informace, aby je zahrnul do celkové závěrečné zprávy.

Čeští projektoví partneři předkládají dvoujazyčnou závěrečnou zprávu ve třech vyhotoveních.

Máte dotazy? Rádi Vám je zodpovíme. Kontakt