Achtung! Stolpersteine im Vergabeverfahren
- Gilt für deutsche öffentliche Auftraggeber -
Aus den Erfahrungen der letzten Vorhabenprüfungen der externen Prüfinstanz, möchten wir Sie zu den Stolpersteinen sensibilisieren, die bei der Vergabe von Dienst- und Lieferleistungen auftreten können.
Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick zu typischen Verfahrensfehlern und Dokumentationsmängeln von öffentlichen Auftraggebern im Vergabeverfahren ab einem Auftragswert von über 250,00 Euro, welche Sie unbedingt vermeiden sollten:
1. Fehlender Nachweis zur durchgeführten Auftragswertschätzung
(Finanzkorrekturen bis zu 25 % des Auftragswertes möglich)
Ein häufiger Mangel stellt die fehlende Dokumentation der Auftragswertschätzung dar. Die Auftragswertschätzung ist gem. § 3 VGV vor der Einleitung des Vergabeverfahrens vorzunehmen und in den Vergabeunterlagen zu dokumentieren. Von der Auftragswertschätzung ist die Wahl des Vergabeverfahrens und die entsprechenden Anforderungen des Gemeinsamen Umsetzungsdokuments (Bestimmungen nach Ziffer 4.4.3 GUD) abhängig.
2. Fehlende Marktrecherche durch einen Angebots- und/oder Preisvergleich
(Finanzkorrekturen bis zu 100 % des Auftragswertes möglich)
Auch Verträge des öffentlichen Auftraggebers für Dienst-und Lieferleistungen, die nicht unter das Vergaberecht fallen, sind unter Berücksichtigung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu schließen. Dies gilt auch für Direktkäufe nach § 3 Absatz 6 VOL/A.
Der Nachweis der Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit muss über die Dokumentation eines Vergleichs der Marktpreise qualifizierter Anbieter erfolgen. Zu diesem Zweck sind bei einem Nettoauftragswert von über 250,00 Euro ein Angebots-und/oder Preisvergleich von mindestens drei Anbietern vorzunehmen. Der Angebots- und/oder Preisvergleich ist nachvollziehbar zu dokumentieren. Dabei müssen der geschätzte Auftragswert, das Ergebnis zur Prüfung der Binnenmarktrelevanz, die recherchierten Anbieter sowie die Bewertung und Entscheidung zur Auftragserteilung dokumentiert werden.
Ausnahme: Direktkäufe und Beschaffungsvorgänge nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit von geringwertigen Gütern, deren Nettoauftragswert 250,00 Euro nicht übersteigt, sind von der vorgenannten Regelung ausgenommen. Diese können allein gegen Rechnung erfolgen; einer weiteren Dokumentation bedarf es in diesem Fall nicht.
3. Keine hinreichende Bekanntmachung des Auftrages (Binnenmarktrelevanz)/ Keine Dokumentation der Prüfung der Binnenmarktrelevanz eines Auftrages
(Finanzkorrekturen bis zu 100 % des Auftragswertes möglich)
Öffentliche Aufträge, die nicht oder nur teilweise den Vorschriften der öffentlichen Auftragsvergabe unterliegen, aber für den Binnenmarkt relevant sind, sind bekannt zu machen und unter Beachtung des Diskriminierungsverbots zu vergeben (Transparenzpflicht).
Die Entscheidung der Binnenmarktrelevanz obliegt grundsätzlich dem öffentlichen Auftraggeber nach Prüfung der Umstände des Einzelfalls. Die Prüfung der Binnenmarktrelevanz und das Ergebnis sind zu dokumentieren.
Weitere Hinweise finden Sie unter diesem Link:
Leitfaden zur Binnenmarktrelevanz
4. Fehlender Nachweis zur Veröffentlichung der Leistungsbeschreibung sowie der Eignungs- und Zuschlagskriterien
(Finanzkorrekturen bis zu 100 % des Auftragswertes möglich)
Wenn Sie eine Freihändige Vergabe oder eine Beschränkte Ausschreibung durchführen, so müssen mehrere - grundsätzlich mindestens drei - Anbieter schriftlich angefragt werden. Die Anfragen müssen dokumentiert werden.
Ein Vergleich von Anbietern durch eine Recherche im Internet erfüllt diese Forderung nicht. Die im Internet beworbenen Leistungen stellen keine Angebote im Sinne von § 13 VOL/A i. V. m. § 3 Absatz 1 Satz 4 VOL/A dar. In diesem Fall liegt ein fehlender Nachweis zur Veröffentlichung der Leistungsbeschreibung sowie der Eignungs- und Zuschlagskriterien vor, der eine Sanktionierung der Vergabe zur Folge hat. Die schriftliche Aufforderung zur Angebotsabgabe muss in mindestens drei Fällen nachgewiesen werden.
5. Fehlende Dokumentation bezüglich einer ordnungsgemäßen Prüfung und Wertung der Angebote
(Finanzkorrekturen bis zu 25 % des Auftragswertes möglich)
Es wird empfohlen die Prüfung und Wertung der Angebote sorgfältig anhand des Prüfschemas zur Wertung von Angeboten gemäß Anlage zu § 5 Abs. 1 Sächsisches Vergabegesetz vom 14. Februar 2013 durchzuführen. Die Wertung der Angebote ist so zu dokumentieren, dass die vollständige sowie rechnerische und fachliche Prüfung von mehreren Angeboten für Dritte nachvollziehbar ist und die Rechts- und Ordnungsmäßigkeit der Zuschlagserteilung bewertet werden kann.
6. Zuschlag vor Ablauf der Angebotsfrist/ Nichtbeachtung der Mindestfrist
(Finanzkorrekturen bis zu 25 % des Auftragswertes möglich)
Nach § 10 Abs. 1 VOL/A und § 10 Abs. 1 VOB/A sind für die Bearbeitung und Abgabe der Teilnahmeanträge und der Angebote sowie für die Geltung der Angebote ausreichende Fristen durch den Auftraggeber vorzusehen. Zudem können nach § 10 Abs. 2 VOL/A und § 10 Abs. 2 VOB/A bis zum Ablauf der Angebotsfrist Angebote in allen für deren Einreichung vorgesehenen Formen zurückgezogen werden.
Der Zuschlag darf nicht vor dem Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden, da eine Berücksichtigung von weiteren eingegangenen Angeboten bzw. die Änderung oder Rücknahme von bereits vorliegenden Angeboten dann durch die vorgezogene Zuschlagserteilung nicht mehr möglich ist.
Die Beachtung einer Mindestfrist bei Dringlichkeit, wie sie in § 10 Abs. 1 VOB/A, nicht unter zehn Kalendertagen, geregelt ist, verlangt der § 10 VOL/A nicht. Mit Rücksicht auf den Wettbewerbsgrundsatz spricht jedoch einiges dafür, den in § 10 Abs. 1 VOB/A zum Ausdruck kommenden Rechtsgedanken in Bezug auf die Mindestfrist auch im Bereich der VOL/A anzuwenden. Die Anwendung einer ausreichenden Frist von mindestens zehn Kalendertagen wird empfohlen.
Diese Stolpersteine stellen derzeitig ein erhebliches monetäres Beanstandungspotential dar. Bei Verstößen können die Ausgaben bei Prüfungen als fehlerhaft bewertet und in Folge nicht gefördert werden. Wir bitten Sie bei der Durchführung der Vergabeverfahren auf eine sorgfältige Dokumentation der Vergaben zu achten.