Hinweise zur Abrechnung

Achtung! Stolpersteine im Vergabeverfahren

- Gilt für deutsche öffentliche Auftraggeber -

Aus den Erfahrungen der letzten Vorhabenprüfungen der externen Prüfinstanz, möchten wir Sie zu den Stolpersteinen sensibilisieren, die bei der Vergabe von Dienst- und Lieferleistungen auftreten können.

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick zu typischen Verfahrensfehlern und Dokumentationsmängeln von öffentlichen Auftraggebern im Vergabeverfahren ab einem Auftragswert von über 250,00 Euro, welche Sie unbedingt vermeiden sollten:

1. Fehlender Nachweis zur durchgeführten Auftragswertschätzung

(Finanzkorrekturen bis zu 25 % des Auftragswertes möglich)

Ein häufiger Mangel stellt die fehlende Dokumentation der Auftragswertschätzung dar. Die Auftragswertschätzung ist gem. § 3 VGV vor der Einleitung des Vergabeverfahrens vorzunehmen und in den Vergabeunterlagen zu dokumentieren. Von der Auftragswertschätzung ist die Wahl des Vergabeverfahrens und die entsprechenden Anforderungen des Gemeinsamen Umsetzungsdokuments (Bestimmungen nach Ziffer 4.4.3 GUD) abhängig.

2. Fehlende Marktrecherche durch einen Angebots- und/oder Preisvergleich

(Finanzkorrekturen bis zu 100 % des Auftragswertes möglich)

Auch Verträge des öffentlichen Auftraggebers für Dienst-und Lieferleistungen, die nicht unter das Vergaberecht fallen, sind unter Berücksichtigung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu schließen. Dies gilt auch für Direktkäufe nach § 3 Absatz 6 VOL/A.

Der Nachweis der Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit muss über die Dokumentation eines Vergleichs der Marktpreise qualifizierter Anbieter erfolgen. Zu diesem Zweck sind bei einem Nettoauftragswert von über 250,00 Euro ein Angebots-und/oder Preisvergleich von mindestens drei Anbietern vorzunehmen. Der Angebots- und/oder Preisvergleich ist nachvollziehbar zu dokumentieren. Dabei müssen der geschätzte Auftragswert, das Ergebnis zur Prüfung der Binnenmarktrelevanz, die recherchierten Anbieter sowie die Bewertung und Entscheidung zur Auftragserteilung dokumentiert werden.

Ausnahme: Direktkäufe und Beschaffungsvorgänge nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit von geringwertigen Gütern, deren Nettoauftragswert 250,00 Euro nicht übersteigt, sind von der vorgenannten Regelung ausgenommen. Diese können allein gegen Rechnung erfolgen; einer weiteren Dokumentation bedarf es in diesem Fall nicht.

3. Keine hinreichende Bekanntmachung des Auftrages (Binnenmarktrelevanz)/ Keine Dokumentation der Prüfung der Binnenmarktrelevanz eines Auftrages

(Finanzkorrekturen bis zu 100 % des Auftragswertes möglich)

Öffentliche Aufträge, die nicht oder nur teilweise den Vorschriften der öffentlichen Auftragsvergabe unterliegen, aber für den Binnenmarkt relevant sind, sind bekannt zu machen und unter Beachtung des Diskriminierungsverbots zu vergeben (Transparenzpflicht).

Die Entscheidung der Binnenmarktrelevanz obliegt grundsätzlich dem öffentlichen Auftraggeber nach Prüfung der Umstände des Einzelfalls. Die Prüfung der Binnenmarktrelevanz und das Ergebnis sind zu dokumentieren.

Weitere Hinweise finden Sie unter diesem Link:

Leitfaden zur Binnenmarktrelevanz

Begleittext

4. Fehlender Nachweis zur Veröffentlichung der Leistungsbeschreibung sowie der Eignungs- und Zuschlagskriterien

(Finanzkorrekturen bis zu 100 % des Auftragswertes möglich)

Wenn Sie eine Freihändige Vergabe oder eine Beschränkte Ausschreibung durchführen, so müssen mehrere - grundsätzlich mindestens drei - Anbieter schriftlich angefragt werden. Die Anfragen müssen dokumentiert werden.

Ein Vergleich von Anbietern durch eine Recherche im Internet erfüllt diese Forderung nicht. Die im Internet beworbenen Leistungen stellen keine Angebote im Sinne von § 13 VOL/A i. V. m. § 3 Absatz 1 Satz 4 VOL/A dar. In diesem Fall liegt ein fehlender Nachweis zur Veröffentlichung der Leistungsbeschreibung sowie der Eignungs- und Zuschlagskriterien vor, der eine Sanktionierung der Vergabe zur Folge hat. Die schriftliche Aufforderung zur Angebotsabgabe muss in mindestens drei Fällen nachgewiesen werden.

5. Fehlende Dokumentation bezüglich einer ordnungsgemäßen Prüfung und Wertung der Angebote

(Finanzkorrekturen bis zu 25 % des Auftragswertes möglich)

Es wird empfohlen die Prüfung und Wertung der Angebote sorgfältig anhand des Prüfschemas zur Wertung von Angeboten gemäß Anlage zu § 5 Abs. 1 Sächsisches Vergabegesetz vom 14. Februar 2013 durchzuführen. Die Wertung der Angebote ist so zu dokumentieren, dass die vollständige sowie rechnerische und fachliche Prüfung von mehreren Angeboten für Dritte nachvollziehbar ist und die Rechts- und Ordnungsmäßigkeit der Zuschlagserteilung bewertet werden kann.

6. Zuschlag vor Ablauf der Angebotsfrist/ Nichtbeachtung der Mindestfrist

(Finanzkorrekturen bis zu 25 % des Auftragswertes möglich)

Nach § 10 Abs. 1 VOL/A und § 10 Abs. 1 VOB/A sind für die Bearbeitung und Abgabe der Teilnahmeanträge und der Angebote sowie für die Geltung der Angebote ausreichende Fristen durch den Auftraggeber vorzusehen. Zudem können nach § 10 Abs. 2 VOL/A und § 10 Abs. 2 VOB/A bis zum Ablauf der Angebotsfrist Angebote in allen für deren Einreichung vorgesehenen Formen zurückgezogen werden.

Der Zuschlag darf nicht vor dem Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden, da eine Berücksichtigung von weiteren eingegangenen Angeboten bzw. die Änderung oder Rücknahme von bereits vorliegenden Angeboten dann durch die vorgezogene Zuschlagserteilung nicht mehr möglich ist.

Die Beachtung einer Mindestfrist bei Dringlichkeit, wie sie in § 10 Abs. 1 VOB/A, nicht unter zehn Kalendertagen, geregelt ist, verlangt der § 10 VOL/A nicht. Mit Rücksicht auf den Wettbewerbsgrundsatz spricht jedoch einiges dafür, den in § 10 Abs. 1 VOB/A zum Ausdruck kommenden Rechtsgedanken in Bezug auf die Mindestfrist auch im Bereich der VOL/A anzuwenden. Die Anwendung einer ausreichenden Frist von mindestens zehn Kalendertagen wird empfohlen.

Diese Stolpersteine stellen derzeitig ein erhebliches monetäres Beanstandungspotential dar. Bei Verstößen können die Ausgaben bei Prüfungen als fehlerhaft bewertet und in Folge nicht gefördert werden. Wir bitten Sie bei der Durchführung der Vergabeverfahren auf eine sorgfältige Dokumentation der Vergaben zu achten.

Leitfaden Binnenmarktrelevanz

- Gilt für deutsche öffentliche Auftraggeber -

Aus aktuellem Anlass möchten wir Sie, als Öffentlichen Auftraggeber, zum Thema Binnenmarktrelevanz eines Auftrages an einen Dienstleister im Rahmen der Projektumsetzung nochmals sensibilisieren.

Die Erfahrungen aus den Prüfungen der Prüfinstanzen des Freistaates Sachsen haben deutlich gemacht, dass bei der Bewertung der Binnenmarktrelevanz strenge Maßstäbe angesetzt werden. Im Kooperationsprogramm Sachsen - Tschechien wird grundsätzlich vermutet, dass bereits Aufträge mit einem Nettoauftragswert von über 250,00 EUR binnenmarktrelevant sind und dementsprechend mindestens auf der eigenen Homepage zu veröffentlichen sind. Werden betroffene Aufträge vor der Auftragsvergabe nicht veröffentlicht, können die angefallenen Ausgaben nicht gefördert werden. Die Sanktionierung beträgt in diesem Fall 100 %.

Wie sollen Sie vorgehen?

  • 1. Überprüfen Sie bei geplanten Aufträgen mit einem geschätzten Auftragswert über 250,00 EUR netto, ob eine Binnenmarktrelevanz vorliegt, d. h. ob dieser Auftrag auch für Dienstleister zum Beispiel in Tschechien oder Polen interessant sein könnte.

  • 2. Beziehen Sie in Ihre Überprüfung folgende Kriterien ein:
    • a. den Auftragsgegenstand
    • b. den geschätzten Auftragswert
    • c. die örtliche Nähe zu anderen EU-Mitgliedstaaten
    • d. die Kenntnis des Sprach- oder Rechtsrahmens
    • e. die Besonderheiten des betroffenen Sektors (z.B. Größe und Struktur, Gepflogenheiten, etc.)

  • 3. Dokumentieren Sie Ihre Entscheidung.
    • a. Kommen Sie zu dem Ergebnis, dass der Auftrag für den Binnenmarkt relevant ist, veröffentlichen Sie den zu vergebenden Auftrag. Sie können dazu die üblichen Medien nutzen, wie zum Beispiel:
      • i. Internet, dazu zählt auch Ihre eigene Website
      • ii. nationale Amts- und Ausschreibungsblätter
      • iii. Zeitungen, Publikationen, etc.
    • b. Dokumentieren Sie die Veröffentlichung in Ihren Projektunterlagen.
    • c. Wenn Sie nach der erfolgten Überprüfung (vgl. Pkt.2) die Binnenmarktrelevanz für einen Auftrag trotzdem verneinen, muss der Sachverhalt anhand der Kriterien sehr gründlich begründet und dokumentiert werden. Ob die Voraussetzungen für das Nichtvorhandensein einer Binnenmarktrelevanz vorliegen, unterliegt immer einer Einzelfallprüfung.

  • 4. Ihr Auftrag kann unter Beachtung der einschlägigen Vergabevorschriften vergeben werden.

In diesem Zusammenhang weisen wir Sie auf den Leitfaden zur Binnenmarktrelevanz hin, der für Sie durch die Verwaltungsbehörde des Kooperationsprogramms entwickelt wurde.

Empfehlung zum Nachweis der Teilnahme bei virtuellen Veranstaltungen

Zum Nachweis der Teilnahme an Videokonferenzen und Onlineschulungen können Sie systemseitig erstellte Protokolle von der virtuellen Veranstaltung, oder alternativ ein Foto des Bildschirmes mit allen Teilnehmern (namentliche Nennung) sowie Datum und Uhrzeit versehen, einreichen. Bitte bestätigen Sie uns als Projektträger die Teilnahme der betreffenden Personen mit Ihrer Unterschrift.

Beachten Sie bitte die Regelungen des Datenschutzes und holen Sie die Einwilligung der Teilnehmer ein, dass ggf. ein Foto des Bildschirmes für den projektbezogenen Nachweis bei der Abrechnung gemacht wird.

Notwendigkeit der zeitnahen Erstellung der Tätigkeitsnachweise

Nur für deutsche Kooperationspartner

Wenn Sie in Ihrem Projekt Personalausgaben mit flexibler Stundenzahl pro Monat abrechnen, müssen Sie die dazugehörigen Tätigkeitsnachweise zeitnah nach dem Projekteinsatz erstellen und unterschreiben. Somit vermeiden Sie das Risiko, dass Ihre Arbeitsstunden nicht anerkannt werden. Zeitnah unterschriebene Dokumente haben im Falle der Prüfung einen höheren Beweiswert, als Tätigkeitsnachweise, die erst später gefertigt wurden.

Im Gesamtüberblick das Wichtigste in Kürze:

  • laufendes Erstellen der Tätigkeitsnachweise mit dem SAB-Vordruck 62025 (Version 01/18)
  • tagegenaues Auflisten sowohl der projektbezogenen als auch der projektfremden Arbeitsstunden
  • zeitnahes Unterschreiben der Tätigkeitsnachweise durch die leistungserbringende Person und den Begünstigten

Ausgleichszahlungen infolge der Corona-Krise

Nur für deutsche Kooperationspartner

Zur Eindämmung der negativen Auswirkungen der Corona-Pandemie stehen diverse staatliche Soforthilfen und Ausgleichzahlungen zur Verfügung. Sofern Sie staatliche Leistungen erhalten haben (z. B. Kurzarbeitergeld), dürfen Sie entsprechende Ausgaben wie z. B. Personalausgaben nicht zusätzlich in Ihrem Projekt abrechnen. Sonst kommt es zu einer Doppelförderung.

Bitte benutzen Sie den SAB-Vordruck 67308, um eine Doppelförderung auszuschließen. Der Vordruck ist für die Abrechnungen der ab März 2020 angefallenen Projektausgaben mit jedem Abruf bei der Kontrollinstanz einzureichen.

Frist für die Einreichung der Schlussabrechnung

Information für alle Kooperationspartner

Jeder Kooperationspartner reicht spätestens drei Monate nach dem Projektende seine Schlussabrechnung ein und beantragt die letzte Auszahlung. Die Beantragung weiterer Auszahlungen nach der Einreichung der Schlussabrechnung mit dem letzten Auszahlungsantrag ist für ihn nicht mehr möglich. Der Anspruch auf die Auszahlung der Mittel, die bewilligt, aber bis dahin nicht beantragt wurden, erlischt.

Weitere Informationen für die Lead-Partner finden Sie hier.

Weitere Informationen für die Projektpartner finden Sie hier.

Wichtiger Hinweis zur Anwendung der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI)

Nur für deutsche Kooperationspartner

Am 4. Juli 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass durch die rechtlich verbindliche Regelung der Mindest- und Höchstsätze der HOAI gegen das europäische Recht verstoßen wird. Was bedeutet das für Sie in der Praxis?

Eine Preisgestaltung, die sich an den bisherigen Mindest- und Höchstsätzen orientiert, ist nach wie vor zulässig, da die Höhe der Sätze als solche nicht beanstandet wurde. Neu dürfen jedoch im Rahmen von Vergabeverfahren Angebote aufgrund der Unterschreitung der Mindestsätze bzw. Überschreitung der Höchstsätze nicht mehr automatisch ausgeschlossen werden. Sollten Sie solche Angebote erhalten, sind diese unter Beachtung der jeweils geltenden Vergaberichtlinien und unter Berücksichtigung der Prinzipien von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit auszuwerten. Bitte denken Sie immer an die ordnungsgemäße schriftliche Dokumentation des Vergabeverfahrens.

Sollte das Urteil des Europäischen Gerichthofes zur weiteren Änderungen der Bundesverordnung (HOAI) führen, werden wir Sie entsprechend informieren.

Methoden zur Abrechnung von Personalausgaben – Wissenswertes, aber auch Neues

Nur für deutsche Kooperationspartner

Im Laufe der Zeit ist die Abrechnungsmethodik zu den Personalkosten sehr komplex geworden.

Mit dieser Graphik möchten wir Ihnen helfen, sich in den Abrechnungsmethoden einfacher zu orientieren.

Das ist aber nicht alles.

Falls bei Ihnen die jährliche oder die monatliche Methode zur Abrechnung von Personalausgaben (sog. Teilzeit mit flexibler Stundenzahl pro Monat) zur Anwendung kommt, lesen Sie bitte weiter! Wir möchten Ihnen einige wichtige Hinweise zu den beiden Methoden geben und zwei Berechnungsblätter vorstellen, die wir für Sie eingestellt haben, um Ihnen die Abrechnung ein Stück weit zu erleichtern.

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Neues in der monatlichen Methode

Aufgrund der Novellierung der Verordnung (EU) Nr. 481/2014, die am 6. Mai 2019 bekanntgegeben wurde, hat die Verwaltungsbehörde die monatliche Methode geändert.

Wegen der unterschiedlichen Anzahl von Arbeitstagen in den einzelnen Monaten musste der Stundensatz bisher jeden Monat neu berechnet werden. Dadurch entstanden in der Vergangenheit unterschiedliche monatliche Stundensätze. Um diese Unterschiede zu glätten, wird nun für jedes Kalenderjahr eine durchschnittliche monatliche Arbeitszeit berechnet. Das geht so:

Die Anzahl der Arbeitstage im jeweiligen Kalenderjahr in Sachsen wird um den individuellen Urlaubsanspruch des Projektmitarbeiters gemindert. Für jeden Mitarbeiter wird so eine Anzahl von zu leistenden Arbeitstagen im Jahr ermittelt. Diese geteilt durch 12 Monate ergibt eine durchschnittliche monatliche Arbeitszeit in Tagen, die auf Stunden umgerechnet wird. Die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit bleibt unverändert für das ganze Kalenderjahr.

Der Stundensatz ergibt sich aus der Division des monatlichen Bruttogehalts durch die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit in Stunden.

Damit Sie die Berechnung besser nachvollziehen und die Stundensätze selbst berechnen können, haben wir für Sie ein Berechnungsblatt eingestellt. Wir bitten Sie, das Berechnungsblatt zu nutzen und die Ergebnisse in die Belegliste zu übertragen. Das Berechnungsblatt müssen Sie bei den betroffenen Mitarbeitern mit jeder Belegliste einreichen.

Die monatliche Methode eignet sich dann, wenn ein Mitarbeiter im Projekt nur geringfügig beschäftigt ist oder sporadisch arbeitet.

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Wissenswertes zur jährlichen Methode

Mit der jährlichen Methode wird für den Projektmitarbeiter ein Stundensatz ermittelt, der für die gesamte Projektlaufzeit unverändert gilt. Das heißt, er wird einmalig berechnet und auch in den kommenden Abrechnungen ohne weiteres angewandt. Der Stundensatz ergibt sich aus dem Bruttogehalt für die zurückliegenden 12 Monate dividiert durch 1.720 Stunden. Die 1.720 Stunden entsprechen in etwa den Stunden, die im Jahr nach Abzug von Feier-, Urlaubs- und Krankheitstagen geleistet werden.

Die jährliche Methode eignet sich nicht nur für Mitarbeiter, die bei Ihnen bereits seit einem Jahr oder länger beschäftigt sind, sondern auch für neue Mitarbeiter. Für solche Fälle ist eine Hochrechnung anhand des bisherigen Gehalts vorgesehen. Auch hier wird der Stundensatz einmalig berechnet und kann dann ohne weiteres bis zum Projektende angewandt werden.

Für beide Konstellationen steht Ihnen nun ein Berechnungsblatt zur Verfügung. So können Sie den Stundensatz selbst berechnen. Wir bitten Sie, das Berechnungsblatt zu nutzen und die Ergebnisse in die Belegliste zu übertragen. Das Berechnungsblatt müssen Sie bei den betroffenen Mitarbeitern nur einmal während der Projektlaufzeit einreichen, sobald die Personalausgaben des betroffenen Mitarbeiters das erste Mal in der Belegliste abgerechnet werden.

Falls Sie die Personalkosten mithilfe der jährlichen Methode bereits abgerechnet haben, müssen Sie das Berechnungsblatt für diese Projektmitarbeiter nicht mehr ausfüllen. Die bisher berechneten Stundensätze bleiben erhalten.

Der berechnete Stundensatz soll möglichst unverändert bleiben. Im Laufe der Zeit kann sich aber herausstellen, dass er nicht mehr aktuell ist (z. B. durch eine Gehaltserhöhung). In solchen Fällen können Sie eine Anpassung des Stundensatzes beantragen. Sie müssen Ihren Antrag begründen und mit aktuellen Gehaltsunterlagen belegen. Eine Neueinreichung des Berechnungsblatts ist ebenso erforderlich. Bitte beachten Sie, dass der neue Stundensatz nicht rückwirkend angesetzt werden kann.

Kann man zwischen den Methoden wechseln?

Ein Methodenwechsel ist nur von der monatlichen auf die jährliche Methode möglich (nicht von jährlich auf monatlich). Das kann nur auf Ihren Antrag hin erfolgen, wenn dieser begründet ist.

Wenn Sie dazu Fragen haben, kontaktieren Sie bitte die Mitarbeiter der sächsischen Kontrollinstanz (SAB). Sie helfen Ihnen gern weiter.

Hinweise zu Beschaffungen

Um wiederholten Fehlerfeststellungen der Prüfbehörde entgegenzuwirken, wurden im Gemeinsamen Umsetzungsdokument Präzisierungen für deutsche Kooperationspartner vorgenommen.

Diese traten zum 21. Februar 2019 in Kraft.

Mit den Anpassungen möchte die Verwaltungsbehörde vor allem Rechtssicherheit im Bereich der Direktkäufe (Ziff. 4.4.3 des GUD) herbeiführen und Sie als Begünstigte vor weiteren Prüffeststellungen und deren möglichen Auswirkungen schützen. Zukünftig werden für Beschaffungen bis zu dem Schwellenwert von 250 EUR (netto) lediglich die Rechnung und keine zusätzliche Dokumentation mehr erforderlich (In der Vergangenheit war dies von der Prüfbehörde ab 0,01 EUR gefordert und u. U. sanktioniert worden.).

Zum Nachweis der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Ausgabe ist ein Vergleich der Marktpreise qualifizierter Anbieter durchzuführen (das GUD empfiehlt einen Angebots- und/oder Preisvergleich von mindestens drei Anbietern). Der wirtschaftlichste Anbieter ist auszuwählen.

Beschaffungen der öffentlichen Auftraggeber:

• Es gilt ein Schwellenwert i. H. v. 250 Euro (netto).
• Vor jeder Beschaffung über 250 Euro (netto) ist Folgendes zu dokumentieren:
der geschätzte Auftragswert
das Ergebnis zur Prüfung der Binnenmarktrelevanz
die recherchierten Anbieter
die Bewertung und Entscheidung zur Auftragserteilung

• Beschaffungen bis 250 Euro (netto) können allein gegen Rechnung erfolgen, einer weiteren Dokumentation bedarf es nicht.

Beschaffungen der nicht öffentlichen Auftraggeber:

• Vor jeder Beschaffung über 2.000 Euro (netto) ist Folgendes zu dokumentieren:
die recherchierten Anbieter
die Bewertung und Entscheidung zur Auftragserteilung

Es sind stets die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit einzuhalten und das unabhängig davon, welche Rechtsform der Auftraggeber hat, wie hoch der geschätzte Auftragswert ist, und ob die Beschaffung im konkreten Fall unter das Vergaberecht fällt.

Die vergaberechtlichen Vorschriften gelten unverändert.

Hinweise zum Datenschutz bei Veranstaltungen/Treffen

Wir informieren Sie heute zu Regelungen im Umgang mit Teilnehmerdaten von Ihren Veranstaltungen/Treffen, die sich aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ergeben.

Achtung: Die nachstehenden Informationen betreffen ausschließlich deutsche Kooperationspartner, da die DSGVO bisher nicht in nationales tschechisches Recht umgesetzt ist.

Die Sächsische Aufbaubank – Förderbank – ist gemäß § 8a des Gesetzes zur Errichtung der Sächsischen Aufbaubank – Förderbank – (FörderbankG) befugt, zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten von Antragstellern und Kunden gemäß § 8a des Gesetzes zur Errichtung der Sächsischen Aufbaubank – Förderbank – (FörderbankG) zu verarbeiten. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und Ihre Rechte gemäß den Datenschutzvorschriften haben wir für Sie in einem Datenschutzhinweisblatt zusammengefasst. Dieses ist auf unserer Programmhomepage www.sn-cz2020.eu und auf der Internetseite der SAB www.sab.sachsen.de unter Datenschutz abrufbar.

Werden im Rahmen des Projektes Veranstaltungen, Treffen usw. durchgeführt, sind Teilnehmerlisten mit personenbezogenen Daten Dritter zu führen. Die Teilnehmerlisten müssen neben der Bezeichnung von Projekt, Kooperationspartner, Veranstaltungstitel und Datum noch folgende Angaben zu den Teilnehmern beinhalten:

  • Name und Vorname
  • Einrichtung bzw. Institution
  • Unterschrift

Die Daten auf den Teilnehmerlisten werden zu den folgenden Zwecken benötigt:

  • 1. Abrechnung und Prüfung von zuschussfähigen Ausgaben für Veranstaltungen als Nachweis des Stattfindens und der Teilnehmerzahl,
  • 2. Auswertung und Nachweis des Outputindikators CO46 „Anzahl der weiblichen bzw. männlichen Teilnehmer an gemeinsamen Aus- und Weiterbildungsprogrammen zur grenzüberschreitenden Förderung von Jugendbeschäftigung, Bildungsangeboten und Berufs- und Hochschulbildung“.

Da Teilnehmerlisten als Nachweis für die tatsächliche Umsetzung des Projektes gelten, sind sie für die erfolgreiche Bearbeitung Ihres Auszahlungsantrages unentbehrlich.

Bei Projektveranstaltungen, an denen Kinder und Jugendliche im Alter von unter 16 Jahren teilnehmen, ist für diese Personengruppe die Teilnehmerliste durch eine schriftliche Mitteilung der begleitenden Personen (Erzieher, Lehrer) mit Angabe der Anzahl der teilnehmenden Kinder und Jugendlichen aus ihrer Einrichtung/Gruppe/Klasse zu ersetzen. Zur korrekten Auswertung des Outputindikators CO46 sind die weiblichen und männlichen Teilnehmer getrennt zu erfassen.

Da Sie als Projektträger diese Daten erheben, müssen Sie die Teilnehmer darüber informieren, welche Daten Sie verarbeiten und an wen Sie diese weitergeben. Weiterhin benötigen Sie die Einwilligung der Teilnehmer in die Datenverarbeitung.

Wir empfehlen Ihnen, zur Information der Teilnehmer über die Datenverarbeitung einen entsprechenden Hinweis in die Teilnehmerliste aufzunehmen. Die Einwilligung erteilen die Teilnehmer mit Ihrer Unterschrift auf der Teilnehmerliste.

Textvorschlag:

„Die Teilnehmer werden darüber informiert, dass der/die [Name des Projektträgers] die Teilnehmerliste als Unterlage zur Erfassung der Outputindikatoren zum Projekt und zur Abrechnung von zuschussfähigen Ausgaben für Veranstaltungen benötigt und an die SAB weitergibt.
Mit der Unterzeichnung auf der Teilnehmerliste willigen Sie in die Verarbeitung der unten stehenden Daten zu dem o.g. Zweck ein. Die Einwilligung ist freiwillig, jedoch ist ohne die Einwilligung eine Teilnahme an dieser Veranstaltung nicht möglich, da die Maßnahme ohne Erhebung dieser Daten beim Fördermittelgeber nicht abgerechnet werden kann. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Erhebung und Verarbeitung der bis dahin erhobenen Daten bleibt jedoch zulässig.“

Bei Fragen sprechen Sie Ihren Berater gern an.

Datenschutzhinweise für Kunden und Interessenten

Ab 25.05.2018 gilt in allen Mitgliedsstaaten der EU die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). In dem nachstehenden Hinweisblatt informieren wir die Kunden und Interessenten des Kooperationprogrammes Freistaat Sachsen - Tschechische Republik 2014-2020 über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und Rechte gemäß den Datenschutzvorschriften: