Projektänderungen

Wissenswertes zu Projektänderungen

Als Zuwendungsempfänger haben Sie Ihr Projekt gut vorbereitet und alle geplanten Aktivitäten im Projektantrag und in der „Detaillierten Projektplanung“ ausführlich beschrieben. Mit der Annahme des Zuwendungsvertrages haben Sie sich verpflichtet, sämtliche beschriebenen Aktivitäten umzusetzen. Im Laufe der Projektumsetzung können sich aus verschiedenen Gründen Änderungen für das Projekt ergeben. Diese betreffen in der Regel den Ausgaben- und Finanzierungsplan, die Erreichung der Projektziele, die Projektlaufzeit und die Partnerschaft.

Einige Änderungen bedürfen der Genehmigung; andere müssen nur angezeigt werden.

Wann müssen Änderungen genehmigt werden?

I. Wesentliche Änderungen, die durch den Begleitausschuss genehmigt werden

  • Mittelerhöhungen ab 10 % der zuschussfähigen Ausgaben oder ab 15.000 Euro bezogen auf das Gesamtprojekt (siehe weiter unten auf dieser Seite)
  • Beeinträchtigungen bei der Zielerreichung des Projektes

II. Nicht wesentliche Änderungen, die durch die SAB genehmigt werden
Beispiele:

  • Änderung der Partnerstruktur des Projektes
  • Überschreitung einzelner Hauptkostenpositionen um mehr als 20% ohne Mittelerhöhung für das Projekt (Hauptkostenpositionen = Personalkosten, Sachkosten, Kosten für Ausrüstungen und Investitionen)
  • Änderungen der Projektlaufzeit
  • Änderung der Auszahlungsplanung – Übertragung nicht verbrauchter Mittel in das Folgejahr
  • Mittelverschiebung zwischen den am Projekt beteiligten Kooperationspartnern

Wie gehen Sie dabei am besten vor?

1. Stimmen Sie die geplante/n Änderung/en unbedingt mit Ihrem/n Kooperationspartner/n ab.
2. Deutsche Kooperationspartner stimmen die geplante/n Änderung/en mit ihrem zuständigen Projektbegleiter bei der SAB, tschechische Kooperationspartner mit den Mitarbeitern des CRR ČR ab.
3. Der Lead Partner reicht schriftlich eine zweisprachige Änderungsanzeige für den/die betroffenen Projektpartner bei der SAB ein. Die Änderung/en muss/müssen nachvollziehbar begründet werden.

Wie geht es weiter?

  • Fachliche Prüfung der beantragten Projektänderung durch die zuständige Förderstelle (SAB, CRR ČR)
  • Bei wesentlichen Änderungen – Herbeiführung einer Entscheidung des Begleitausschusses über die beantragte Projektänderung
  • Bei nicht wesentlichen Änderungen – Entscheidung durch die SAB in Abstimmung mit dem CRR ČR über die beantragte Projektänderung
  • Schriftliche Information über das Ergebnis der Entscheidung durch die SAB

Hinweise:

  • Änderungsanzeigen dürfen höchstens 1 x jährlich eingereicht werden (siehe Allgemeine Vertragsbedingungen, Punkt VIII, Nr. 2 und 3). Sämtliche Änderungen aller Kooperationspartner sollen in einer Anzeige zusammengefasst werden.
    Ausnahme:
    Änderungen, die die Projektumsetzung verhindern, sind sofort der SAB mitzuteilen.
  • Erforderliche Mittelübertragungen in das Folgejahr müssen gemäß den Allgemeinen Vertragsbedingungen, Punkt VIII, Nr. 4 immer zum 31.10. des laufenden Jahres beantragt werden. Beachten Sie bitte, es gibt keinen rechtlichen Anspruch auf Mittelübertragung.
  • Mittelerhöhungen können nur in Ausnahmefällen beantragt werden. Dafür müssen vier Kriterien erfüllt sein. Detaillierte Informationen dazu finden Sie weiter unten auf dieser Seite.
  • Für tschechische Kooperationspartner sind bei der Anzeige von Änderungen die im Handbuch für Förderempfänger beschriebenen Vorgehensweisen verpflichtend.

Wann müssen Änderungen nur formlos mitgeteilt werden?
Beispiele:

  • Bei einer Änderung der vertretungsberechtigten Person oder des Ansprechpartners – hier schicken Sie uns lediglich den aktuellen Nachweis der Vertretungsberechtigung bzw. die Kontaktdaten des neuen Ansprechpartners zu.
  • Bei Änderungen der Anschrift bzw. des Sitzes eines Kooperationspartners. Auch hier benötigen wir lediglich einen entsprechenden Nachweis.

Diese Änderungen werden von der SAB zur Kenntnis genommen. Ist ein tschechischer Kooperationspartner von dieser Änderung betroffen, wird eine entsprechende Information an das CRR ČR weitergegeben. Der Lead Partner wird von der SAB über die Kenntnisnahme informiert.

Wann ist keine Mitteilung über eine Änderung erforderlich?
Beispiele:

  • Überschreitung einzelner Hauptkostenpositionen um weniger als 20 % ohne Mittelerhöhung für das Projekt
    In diesem Fall müssen deutsche Kooperationspartner bei der SAB gar keine Mitteilung einreichen. Tschechische Partner informieren das CRR ČR über die Änderung im Projektfortschrittsbericht im Rahmen der relevanten Abrechnung und legen den aktualisierten Detaillierten Kostenplan vor.
  • Bei Änderung der personellen Besetzung der bewilligten Stellen (z.B. bei Elternzeitvertretungen, Personalwechsel bei gleicher Eingruppierung.)

Bei weiteren Fragen zu Projektänderungen helfen Ihnen die Projektbegleiter bei der SAB (für deutsche Kooperationspartner) bzw. die Mitarbeiter des CRR ČR (für tschechische Kooperationspartner) gern bei der Klärung des Sachverhalts.

Wissenswertes zu Mittelerhöhungen

Die Nachfrage nach EU-Fördermitteln ist hoch. Daher hat das Kooperationsprogramm inzwischen in fast allen Prioritätsachsen eine vollständige Mittelbindung erreicht.

Ersparnisse, die aus umgesetzten Projekten in das Programm zurückfließen, können unter bestimmten Voraussetzungen für Mittelerhöhungen laufender Projekte verwendet werden.

Wann?

Eine Mittelerhöhung kann für ein laufendes Projekt beantragt werden, wenn folgende vier Kriterien erfüllt sind:

1. Der finanzielle Mehrbedarf war nicht vorhersehbar.

2. Der finanzielle Mehrbedarf wurde nicht durch Planungsfehler der Kooperationspartner verursacht.

3. Der finanzielle Mehrbedarf ist für die Erreichung der Projektziele zwingend erforderlich.

4. Das Projekt befindet sich in einem fortgeschrittenen Umsetzungsstand. Das bedeutet, dass mindestens 65 Prozent der bewilligten Projektausgaben (gesamt) bei den nationalen Kontrollinstanzen (SAB für deutsche Kooperationspartner; CRR ČR für tschechische Kooperationspartner) abgerechnet sein müssen.

Sind diese Kriterien erfüllt, so kann eine Mittelerhöhung während der Projektlaufzeit bei der SAB beantragt werden. Mittelerhöhungsanträge für bereits abgeschlossene Projekte sind nicht zulässig.

Wie?

Bitte klären Sie zunächst mit Ihrem Projektbegleiter, ob die oben genannten Kriterien erfüllt sind.

Prüfen Sie, ob Sie selbst und/oder Ihre Kooperationspartner in anderen Ausgabenpositionen vielleicht Mittel einsparen können. Mögliche Mitteleinsparungen können zwischen den Kooperationspartnern umverteilt werden, um etwaige Mehrbedarfe auszugleichen. Sofern eine Mittelübertragung im Rahmen eines laufenden Projektes in Betracht kommt, zeigt der Lead Partner per Änderungsanzeige eine Mittelübertragung zwischen den betreffenden Partnern an.

Falls eine Mittelerhöhung zwingend erforderlich ist und die Partner sich untereinander nicht mit Ersparnissen aushelfen können, so beantragt der Lead Partner für den/die betroffene/n Partner per Änderungsanzeige eine Mittelerhöhung.

Fachprüfung

Der eingereichte Erhöhungsantrag wird von den zuständigen Stellen (Förderstellen) fachlich geprüft.

Wer entscheidet?

Grundlage für die Bestätigung einer Mittelerhöhung ist ein positives Ergebnis der Fachprüfung.

  • Bei wesentlichen Änderungen (Mittelerhöhung von mehr als 10% der förderfähigen Gesamtausgaben oder von mehr als 15.000 EUR) entscheidet der Begleitausschuss über den Erhöhungsantrag.
  • Bei nicht wesentlichen Änderungen entscheidet die SAB über den Erhöhungsantrag.

Bestätigung der Mittelerhöhung, Änderungsvertrag zur Mittelerhöhung

Wird der Mittelerhöhungsantrag vom Begleitausschuss (bei wesentlichen Änderungen) oder von der SAB (bei nicht wesentlichen Änderungen) bestätigt, so kann ein Änderungsvertrag abgeschlossen werden.

Voraussetzung für den Abschluss eines Änderungsvertrages ist neben der Bestätigung durch den Begleitausschuss oder die SAB, dass in der entsprechenden Prioritätsachse ausreichend Mittel zur Verfügung stehen.

Stehen die Mittel zur Verfügung, so erhält der Lead Partner ein Angebot zum Abschluss eines Änderungsvertrages.

Stehen keine Mittel zur Verfügung, so wird der bestätigte Erhöhungsantrag auf eine sog. „Warteliste für Erhöhungsanträge“ gesetzt. Der Lead Partner erhält ein Angebot zum Abschluss eines Änderungsvertrages, sobald ausreichend Mittel in die betreffende Prioritätsachse zurückgeflossen sind. Dies ist allerdings nur während der Projektlaufzeit möglich.