Hinweise zur Schlussabrechnung für Lead Partner

Wussten Sie, dass …

… die letzte Auszahlung an alle Kooperationspartner (einschließlich des Lead Partners) erst erfolgen kann, wenn die Schlussabrechnungen aller Kooperationspartner geprüft worden sind? (Rechtsgrundlage: Ziffer 7.3.1 „Prüfung der Kontrollinstanzen“ des Gemeinsamen Umsetzungsdokuments sowie die Allgemeinen Vertragsbedingungen zur Umsetzung eines Projektes im Rahmen des Kooperationsprogramms Freistaat Sachsen – Tschechische Republik 2014-2020).

Was heißt das für Sie als Lead Partner?

Als Lead Partner erarbeiten Sie nach Projektende Ihre Schlussabrechnung:

  • zweisprachiger Abschlussbericht über die Aktivitäten im gesamten Projekt
  • letzte Belegliste mit Auszahlungsantrag
Nach der Einreichung der Schlussabrechnung ist keine weitere Abrechnung mehr möglich.

Wann reichen Sie die Schlussabrechnung ein?

Reichen Sie bitte Ihre Schlussabrechnung mit dem letzten Auszahlungsantrag möglichst zeitnah, spätestens jedoch 3 Monate nach dem Projektende, bei Ihrer nationalen Kontrollinstanz (SAB bzw. CRR ČR) ein.

Stellen Sie als Lead Partner sicher, dass auch Ihre Projektpartner ihre Schlussabrechnungen bei den jeweiligen nationalen Kontrollinstanzen so bald wie möglich, spätestens jedoch 3 Monate nach dem Projektende, abgeben.

Die letzte Auszahlung erfolgt an die Kooperationspartner (einschließlich des Lead Partners) erst dann, wenn die Schlussabrechnungen aller Kooperationspartner von uns abschließend geprüft wurden.

Wie ist der Abschlussbericht zu erarbeiten?

Benutzen Sie bitte für den Abschlussbericht das Standardformular des Projektfortschrittsberichtes . Kennzeichnen Sie bitte Ihren Bericht im Punkt 3 als zweisprachigen Abschlussbericht des Lead Partners.

Im Standardformular beschreiben Sie wie gewohnt einsprachig nur den aktuellen Abrechnungszeitraum. Da das Formular für den Abschlussbericht zu wenig Platz bietet, fügen Sie den zweisprachigen Abschlussbericht, welcher die Umsetzung des gesamten Projekts beschreibt, formlos bei. Dazu können Sie auch aussagekräftige Bilder oder Grafiken aufnehmen.

Lassen Sie uns in dem Bericht wissen, wie Sie Ihre ursprünglichen Ideen und Pläne mit Ihren Projektpartnern umgesetzt haben. Präsentieren Sie, wie die Zusammenarbeit gelebt wurde, welche Ergebnisse Ihr Projekt verzeichnen kann, wie die Ziele des Projektes erreicht wurden, und auch, was vielleicht nicht so gelungen ist, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Ihre Projektpartner sollen Sie bei der Erstellung des Abschlussberichtes unterstützen.

Damit Sie Ihrem Abschlussbericht etwas Struktur geben, folgen Sie Ihrer Projektdarstellung im Projektantrag und vergleichen Sie den Plan mit der Realisierung.

  • Besonders wichtig ist uns Ihre eigene Bilanz der Projektziele (Punkt 4.1.1 des Projektantrags), Ergebnisse (4.1.2) und Aktivitäten (4.1.3).
  • Bitte widmen Sie viel Aufmerksamkeit den spezifischen Zielen (4.2.1) und Indikatoren (4.2.2) und senden Sie uns dazu Nachweise. Dort, wo keine greifbaren Nachweise (wie z.B. Teilnehmerlisten oder Studien) möglich sind, ist Ihr eigener Bericht für uns von großer Bedeutung.
  • Beschreiben Sie, wie der grenzübergreifende Effekt (4.4) sowie, sofern sie in Ihrem Projekt relevant sind, die Nachhaltigkeit, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung (4.5) gesichert wurden.

Es kann vorkommen, dass die Projektdurchführung vom Projektantrag abweicht oder die Indikatoren nicht komplett erfüllt werden, und trotzdem erreicht das Projekt seine Ziele. Dafür brauchen wir ein Gesamtbild. Beschreiben Sie deshalb bitte offen, ob und warum Abweichungen entstanden sind, womit Sie sie ausgeglichen haben und ob und warum das Projekt seine Ziele aus Ihrer Sicht auch so erreicht hat.

Vergessen Sie bitte auch nicht den Nachweis zur Erfüllung der Auflagen zum Projektabschluss, falls solche im Zuwendungsvertrag oder von der Kontrollinstanz festgelegt wurden.

Tschechische Lead Partner reichen den zweisprachigen Abschlussbericht in drei Ausfertigungen ein.

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