Hinweise zum Projektabschluss für Lead Partner

Wussten Sie, dass …

… die letzte Auszahlung an alle Kooperationspartner (einschließlich des Lead Partners) erst erfolgen kann, wenn der Abschlussbericht und die abschließenden Abrechnungsunterlagen aller Kooperationspartner geprüft worden sind? (Rechtsgrundlage: Ziffer 7.3.1 „Prüfung der Kontrollinstanzen“ des Gemeinsamen Umsetzungsdokuments sowie die Allgemeinen Vertragsbedingungen zur Umsetzung eines Projektes im Rahmen des Kooperationsprogramms Freistaat Sachsen – Tschechische Republik 2014-2020).

Was heißt das für Sie als Lead Partner?

Als Lead Partner erarbeiten Sie am Ende des Projektes einen zweisprachigen Abschlussbericht über die Aktivitäten im gesamten Projekt. Den Abschlussbericht reichen Sie zusammen mit Ihrer letzten Abrechnung (Ihrer letzten Belegliste) ein.

Wir bitten Sie, den Abschlussbericht möglichst zeitnah nach Projektende bei Ihrer nationalen Kontrollinstanz (SAB bzw. CRR ČR) einzureichen.

Warum ist eine zeitnahe Einreichung des Abschlussberichtes wichtig?

Laut den Programmregeln kann die letzte Auszahlung an die Kooperationspartner (einschließlich des Lead Partners) erst dann erfolgen, wenn der Abschlussbericht und die letzte Belegliste aller Kooperationspartner von uns bestätigt wurden.

Stellen Sie deswegen als Lead Partner sicher, dass auch Ihre Projektpartner ihre Schlussabrechnungen bei den jeweiligen nationalen Kontrollinstanzen so bald wie möglich nach dem Ende der Projektumsetzung abgeben.

Tschechische Kooperationspartner können ihre Schlussabrechnung gern auch schon vor dem mit dem CRR vereinbarten Termin einreichen – der Termin bezeichnet lediglich den letztmöglichen Zeitpunkt.

So erhalten Sie und Ihre Projektpartner zügiger die letzte Auszahlung.

Wie ist der Abschlussbericht zu erarbeiten?

Kennzeichnen Sie bitte Ihren Bericht im Standardformular des Projektfortschrittsberichtes im Punkt 3 als zweisprachigen Abschlussbericht des Lead Partners. Da das Formular des Projektfortschrittsberichtes für den Abschlussbericht zu wenig Platz bietet, fügen Sie den Abschlussbericht formlos bei. Dazu können Sie auch aussagekräftige Bilder oder Dokumentationen aufnehmen.

Im Standardformular des Projektfortschrittsberichtes beschreiben Sie wie gewöhnt einsprachig nur den aktuellen Abrechnungszeitraum.

Beschreiben Sie im Abschlussbericht nicht nur die Umsetzung Ihres letzten Abrechnungszeitraumes, sondern auch die Umsetzung des gesamten Projektes. Lassen Sie uns in dem Bericht wissen, wie Sie Ihre ursprünglichen Ideen und Pläne mit Ihren Projektpartnern umgesetzt haben. Präsentieren Sie, wie die Zusammenarbeit gelebt wurde, welche Ergebnisse Ihr Projekt verzeichnen kann, wie die Ziele des Projektes erreicht wurden, und auch, was vielleicht nicht so gelungen ist, wie Sie sich vorgestellt haben.

Ihre Projektpartner dürfen bzw. sollen Sie bei der Erstellung des Abschlussberichtes unterstützen.

Damit Sie Ihrem Abschlussbericht etwas Struktur geben, folgen Sie Ihrer Projektdarstellung im Projektantrag und vergleichen Sie den Plan mit der Realisierung.

  • Besonders wichtig ist uns Ihre eigene Bilanz der Projektziele (4.1.1), Ergebnisse (4.1.2), Aktivitäten (4.1.3).
  • Bitte widmen Sie viel Aufmerksamkeit den spezifischen Zielen (4.2.1) und Indikatoren (4.2.2) und senden Sie uns dazu Nachweise. Dort, wo keine greifbaren Nachweise (wie z.B. Teilnehmerlisten oder Studien) möglich sind, ist Ihr Bericht für uns von großer Bedeutung.
  • Beschreiben Sie, wie der grenzübergreifende Effekt (4.4) sowie, sofern sie in Ihrem Projekt relevant sind, die Nachhaltigkeit, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung (4.5) gesichert wurden.

Es kann vorkommen, dass die Projektdurchführung vom Projektantrag abweicht oder die Zielwerte nicht erreicht werden, und trotzdem erreicht das Projekt seine Ziele. Dafür brauchen wir ein Gesamtbild. Beschreiben Sie deshalb bitte offen, ob und warum Abweichungen entstanden sind, womit Sie sie ausgeglichen haben und ob und warum das Projekt seine Ziele aus Ihrer Sicht auch so erreicht hat.

Vergessen Sie bitte auch nicht den Nachweis zur Erfüllung der Auflagen zum Projektabschluss, falls welche im Zuwendungsvertrag oder von der Kontrollinstanz festgelegt wurden.

Wir freuen uns auf Ihre Abschlussberichte.