Hinweise zur Schlussabrechnung für Projektpartner

Wussten Sie, dass …

… die letzte Auszahlung an alle Kooperationspartner (einschließlich des Lead Partners) erst erfolgen kann, wenn die Schlussabrechnungen aller Kooperationspartner geprüft worden sind? (Rechtsgrundlage: Ziffer 7.3.1 „Prüfung der Kontrollinstanzen“ des Gemeinsamen Umsetzungsdokuments sowie die Allgemeinen Vertragsbedingungen zur Umsetzung eines Projektes im Rahmen des Kooperationsprogramms Freistaat Sachsen – Tschechische Republik 2014-2020).

Was heißt das für Sie als Projektpartner?

Als Projektpartner erarbeiten Sie nach Projektende Ihre Schlussabrechnung:

  • zweisprachiger Abschlussbericht über die Aktivitäten in Ihrem Projektteil
  • letzte Belegliste mit Auszahlungsantrag
Nach der Einreichung der Schlussabrechnung ist keine weitere Abrechnung mehr möglich.

Wann reichen Sie die Schlussabrechnung ein?

Reichen Sie bitte Ihre Schlussabrechnung mit dem letzten Auszahlungsantrag möglichst zeitnah, spätestens jedoch 3 Monate nach dem Projektende, bei Ihrer nationalen Kontrollinstanz (SAB bzw. CRR ČR) ein.

Wie ist der Abschlussbericht zu erarbeiten?

Benutzen Sie bitte für den Abschlussbericht das Standardformular des Projektfortschrittsberichtes . Kennzeichnen Sie bitte Ihren Bericht im Punkt 3 als zweisprachigen Abschlussbericht des Projektpartners.

Im Standardformular beschreiben Sie wie gewohnt einsprachig nur den aktuellen Abrechnungszeitraum. Da das Formular für den Abschlussbericht zu wenig Platz bietet, fügen Sie den zweisprachigen Abschlussbericht, welcher die Umsetzung Ihres Projektteils von Projektbeginn an beschreibt, formlos bei. Dazu können Sie auch aussagekräftige Bilder oder Grafiken aufnehmen.

Lassen Sie uns in dem Bericht wissen, wie Sie Ihre ursprünglichen Ideen und Pläne mit Ihren Kooperationspartnern umgesetzt haben. Präsentieren Sie, wie die Zusammenarbeit gelebt wurde, welche Ergebnisse Ihr Projektteil verzeichnen kann, wie Sie zum Erreichen der Projektziele beigetragen haben, und auch, was vielleicht nicht so gelungen ist, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Damit Sie Ihrem Abschlussbericht etwas Struktur geben, folgen Sie Ihrer Projektdarstellung im Projektantrag und vergleichen Sie den Plan mit der Realisierung.

  • Besonders wichtig ist uns Ihre eigene Bilanz der Projektziele (Punkt 4.1.1 des Projektantrags), Ergebnisse (4.1.2) und Aktivitäten (4.1.3).
  • Beschreiben Sie, wie der grenzübergreifende Effekt (4.4) erzielt wurde.

Es kann vorkommen, dass die Projektdurchführung vom Projektantrag abweicht oder die Indikatoren nicht komplett erfüllt werden, und trotzdem erreicht das Projekt seine Ziele. Dafür brauchen wir ein Gesamtbild. Beschreiben Sie deshalb bitte offen, ob und warum Abweichungen entstanden sind, womit Sie sie ausgeglichen haben und ob und warum das Projekt seine Ziele aus Ihrer Sicht auch so erreicht hat.

Vergessen Sie bitte auch nicht den Nachweis zur Erfüllung der Auflagen zum Projektabschluss, falls solche im Zuwendungsvertrag oder mit der Kontrollinstanz festgelegt wurden.

Der Lead Partner erarbeitet einen Abschlussbericht für das gesamte Projekt. Sprechen Sie sich mit ihm ab, welche Punkte Sie selbständig in Ihrem Abschlussbericht beantworten und welche Sie dem Lead Partner für den gesamten Abschlussbericht zuarbeiten.

Tschechische Projektpartner reichen den zweisprachigen Abschlussbericht in drei Ausfertigungen ein.

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