Hinweise zum Projektabschluss für Projektpartner

Wussten Sie, dass …

… die letzte Auszahlung an alle Kooperationspartner (einschließlich des Lead Partners) erst erfolgen kann, wenn der Abschlussbericht und die abschließenden Abrechnungsunterlagen aller Kooperationspartner geprüft worden sind? (Rechtsgrundlage: Ziffer 7.3.1 „Prüfung der Kontrollinstanzen“ des Gemeinsamen Umsetzungsdokuments sowie die Allgemeinen Vertragsbedingungen zur Umsetzung eines Projektes im Rahmen des Kooperationsprogramms Freistaat Sachsen – Tschechische Republik 2014-2020).

Was heißt das für Sie als Projektpartner?

Als Projektpartner erarbeiten Sie am Ende des Projektes einen zweisprachigen Abschlussbericht über die Aktivitäten in Ihrem Projektteil. Den Abschlussbericht reichen Sie zusammen mit Ihrer letzten Abrechnung (Ihrer letzten Belegliste) ein.

Wir bitten Sie, den Abschlussbericht möglichst zeitnah nach Projektende bei Ihrer nationalen Kontrollinstanz (SAB bzw. CRR ČR) einzureichen.

Tschechische Projektpartner reichen ihren Abschlussbericht in 3 Ausfertigungen ein. Sie können die Schlussabrechnung gern auch schon vor dem mit dem CRR vereinbarten Termin einreichen – der Termin bezeichnet lediglich den letztmöglichen Zeitpunkt.

Wie ist der Abschlussbericht zu erarbeiten?

Kennzeichnen Sie bitte Ihren Bericht im Standardformular des Projektfortschrittsberichtes im Punkt 3 als zweisprachigen Abschlussbericht des Projektpartners. Da das Formular des Projektfortschrittsberichtes für den Abschlussbericht zu wenig Platz bietet, fügen Sie den Abschlussbericht formlos bei. Dazu können Sie auch aussagekräftige Bilder oder Dokumentationen aufnehmen.

Im Standardformular des Projektfortschrittsberichtes beschreiben Sie wie gewöhnt einsprachig nur den aktuellen Abrechnungszeitraum.

Beschreiben Sie im Abschlussbericht nicht nur die Umsetzung Ihres letzten Abrechnungszeitraumes, sondern auch die Umsetzung Ihres Projektteils von Projektbeginn an. Lassen Sie uns in dem Bericht wissen, wie Sie Ihre ursprünglichen Ideen und Pläne mit Ihren Kooperationspartnern umgesetzt haben. Präsentieren Sie, wie die Zusammenarbeit gelebt wurde, welche Ergebnisse Ihr Projektteil verzeichnen kann, wie Sie zum Erreichen der Projektziele beigetragen haben, und auch, was vielleicht nicht so gelungen ist, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Damit Sie Ihrem Abschlussbericht etwas Struktur geben, folgen Sie Ihrer Projektdarstellung im Projektantrag und vergleichen Sie den Plan mit der Realisierung.

  • Besonders wichtig ist uns Ihre eigene Bilanz der Projektziele (4.1.1), Ergebnisse (4.1.2), Aktivitäten (4.1.3).
  • Beschreiben Sie, wie der grenzübergreifende Effekt (4.4) erzielt wurde.

Es kann vorkommen, dass die Projektdurchführung vom Projektantrag abweicht oder die Zielwerte nicht erreicht werden, und trotzdem erreicht das Projekt seine Ziele. Dafür brauchen wir ein Gesamtbild. Beschreiben Sie deshalb bitte offen, ob und warum Abweichungen entstanden sind, womit Sie sie ausgeglichen haben und ob und warum das Projekt seine Ziele aus Ihrer Sicht auch so erreicht hat.

Vergessen Sie bitte auch nicht den Nachweis zur Erfüllung der Auflagen zum Projektabschluss, falls welche im Zuwendungsvertrag oder mit der Kontrollinstanz festgelegt wurden.

Der Lead Partner erarbeitet einen Abschlussbericht für das gesamte Projekt. Sprechen Sie sich mit ihm ab, welche Punkte Sie selbständig in Ihrem Abschlussbericht beantworten und welche Sie dem Lead Partner für den gesamten Abschlussbericht zuarbeiten.

Wir freuen uns auf Ihre Abschlussberichte.