Nachdem im Sommer wieder weitestgehend grenzübergreifende Begegnungen möglich waren, sind mit dem Herbst leider erneut Corona-bedingte Reise- und Begegnungseinschränkungen zurückgekommen. Die eingeführten Vorsorge- und Schutzmaßnahmen beeinträchtigen erneut die Durchführung des Kooperationsprogrammes Sachsen – Tschechien 2014 – 2020.
Wir sind uns bewusst, dass die derzeitige Lage auch die Umsetzung Ihres Projektes erschweren kann. Daher möchten wir Ihnen Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie die Auswirkungen auf Ihr Projekt abschwächen können.
Sie können jederzeit das Gemeinsame Sekretariat ( kontakt@sn-cz2020.eu
) bzw. die zuständigen nationalen Kontrollinstanzen kontaktieren. Jede Situation wird individuell bewertet und in Abstimmung mit Ihnen eine Lösung gefunden.
1 Allgemeines
Die nachfolgend genannten Maßnahmen stellen keine Änderung des bestehenden Rechtsrahmens zur Umsetzung von Kooperationsprojekten dar, wie sie im Zuwendungsvertrag, Gemeinsamen Umsetzungsdokument, den Vergaberegelungen sowie den einschlägigen Verordnungen der Europäischen Union festgelegt wurden.
Die Maßnahmen sollen die negativen Auswirkungen der COVID-19-Krise auf die Projektumsetzung einschränken.
Wenn Sie diese in Anspruch nehmen wollen, ist der Zusammenhang zwischen der aktuellen Situation Ihres Projektes und den auf Grund der Corona-Krise geltenden Beschränkungen glaubwürdig zu erläutern und zu dokumentieren. Aus der Dokumentation muss erkennbar sein, dass Sie auf die Entstehung der Kosten keinen Einfluss nehmen konnten und mit der gebotenen Sorgfalt alles unternommen haben, um die entstandenen Kosten ganz zu vermeiden oder zumindest zu minimieren. Übermitteln Sie die Dokumentation zusammen mit der Abrechnung der Ausgaben an die Kontrollinstanz (SAB oder CRR). Bei der Beurteilung des Sachverhaltes wird in erster Linie der Erfolg des Projektes als Ganzes bewertet. Hierzu gehören die Durchführung der Aktivitäten, die Erreichung der Projektziele und der Projektergebnisse (Indikatoren).
2 Umsetzung von Projektaktivitäten
- Nutzen Sie für die Projektaktivitäten, welche aufgrund der aktuellen Einschränkungen nicht in geplanter Form stattfinden können, alternative Formate (z.B. Videokonferenzen, hybride Veranstaltungen, e-Learning etc.). Beachten Sie dabei, dass der Sinn und Zweck der Aktivitäten erhalten bleiben müssen. Besprechen Sie im Vorfeld die Formatänderung mit uns (SAB oder CRR).
- Zu Projektaktivitäten, die aus objektiven Gründen nicht in alternativen Formaten bzw. innerhalb der bewilligten Projektlaufzeit durchgeführt werden können, werden wir gemeinsam eine individuelle Lösung abstimmen.
- Sollten Änderungen am Gesamtprojekt erforderlich sein, sind diese vor dem Ende der Projektlaufzeit durch den LP der SAB anzuzeigen.
Über Änderungen, die keine wesentlichen Auswirkungen auf die Erreichung der Projektziele haben (z. B. Vertagung von Veranstaltungen, Änderung des Formates einer Veranstaltung, Verlängerung der Projektlaufzeit, um Aktivitäten nachzuholen) entscheidet die zuständige Behörde (SAB oder CRR).
Über wesentliche Änderungen wie z. B. Mittelerhöhungen oder Änderungen der Projektaktivitäten, die die Erreichung der Projektziele wesentlich beeinträchtigen, entscheidet der Begleitausschuss.
3 Förderung von Ausgaben für Projektaktivitäten
- Sind Ihnen für Ihr Projekt finanzielle Aufwendungen für Aktivitäten entstanden, die aufgrund der COVID-19-Krise nicht oder nur teilweise durchgeführt werden konnten oder können (wie z. B. Raummiete trotz abgesagter Veranstaltung, Reisekosten, keine Rückerstattung von bereits gezahlten Teilnehmergebühren seitens des Veranstalters, Stornierungsgebühren), so können diese Ausgaben bezuschusst werden.
Werden Ihnen die entstandenen Kosten von einer anderen Stelle (z. B. aus Versicherungen, Kurzarbeitergeld, etc.) erstattet oder ausgeglichen, so ist dies gegenüber der Kontrollinstanz (SAB oder CRR) anzuzeigen. Die zuschussfähigen Ausgaben werden in diesem Fall um den Betrag, der von Dritten übernommen wurde, gemindert.
Nur für deutsche Kooperationspartner: bitte benutzen Sie für die Anzeige von Ausgleichszahlungen durch Dritte den SAB-Vordruck 67308.
- Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Durchführung von Projektaktivitäten in einem alternativen Format anfallen (z.B. Anschaffungen von Technik für virtuelle Meetings, e-Learning und Ähnliches), können als förderfähig anerkannt werden, wenn der Beitrag zur Erreichung der Projektziele eindeutig ersichtlich ist und er die vereinbarte Höhe der zuschussfähigen Ausgaben nicht übersteigt. Die Notwendigkeit der Ausgabe ist hinreichend zu dokumentieren und zu begründen. Ziffer 2 Anstrich 2 bleibt davon unberührt.
- Nicht bezuschusst werden Ausgaben für Produkte oder Dienstleistungen, die für eine Projektaktivität geplant waren, aber nunmehr für einen anderen Zweck außerhalb des Projektes genutzt werden können. Dies trifft zum Beispiel für Ausstattungsgegenstände, Geschenke oder Preise für Wettbewerbe zu.
- Bitte achten Sie bei der Abrechnung von Personalausgaben in den Zeiträumen, welche von den Corona-Einschränkungen betroffen sind, besonders auf die inhaltliche Beschreibung der Projektaktivitäten im Projektfortschrittsbericht. Dies verhindert Rückfragen und ggfs. mögliche Sanktionierungen.
4 Fristen bei der Kontrollinstanz
- Informieren Sie Ihre Kontrollinstanz (SAB oder CRR), wenn Sie Fristen nicht einhalten können. Neue Termine werden mit Ihnen unbürokratisch vereinbart.
- Wenn Sie dringend eine Auszahlung brauchen, zeigen Sie es Ihrer Kontrollinstanz an. Ihre vorliegende Abrechnung wird neu terminiert oder Sie werden gebeten, einen zusätzlichen Auszahlungsantrag zu stellen.
5 Kleinprojektefonds
Für die Begünstigten von Kleinprojekten gelten die Regelungen in Ziffer 1 bis 4 analog, wobei die darin genannten Anzeigen und Informationen gegenüber der jeweils zuständigen Euroregion vorzunehmen sind. Bei weiteren Fragen empfehlen wir Ihnen, sich mit dem jeweiligen Projektsekretariat Ihrer Euroregion in Verbindung zu setzen.
