Liebe Projektträger,
der Ausbruch des COVID-19 beeinflusst in einer unerwarteten und gravierenden Weise die Durchführung des Kooperationsprogrammes Sachsen – Tschechien 2014 – 2020. Wir sind uns bewusst, dass die derzeitige Lage auch die Umsetzung Ihres Projektes beeinträchtigen kann, da geplante Aktivitäten nicht oder nur in einem eingeschränktem Umfang realisierbar sind. Daher möchten Ihnen die Verwaltungsbehörde und die Nationale Behörde Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie die Auswirkungen aufgrund der COVID-19-Krise auf Ihr Projekt abschwächen können.
In jedem Fall ist eine Kontaktaufnahme mit dem Gemeinsamen Sekretariat ( kontakt@sn-cz2020.eu
) bzw. mit den nationalen Kontrollinstanzen erforderlich. Jede Situation wird individuell bewertet und in Abstimmung mit Ihnen eine Lösung gefunden.
1. Allgemeines
Die nachfolgend genannten Erleichterungen stellen keine Änderung des bestehenden Rechtsrahmens zur Umsetzung von Kooperationsprojekten dar. Sie sollen lediglich die negativen Auswirkungen der COVID-19-Krise auf die Programmumsetzung einschränken.
Wenn Sie eine der genannten Erleichterungen in Anspruch nehmen wollen, müssen Sie den Zusammenhang zwischen der aktuellen Situation Ihres Projektes und der Corona-Krise glaubwürdig darlegen. Anhand von Dokumenten müssen Sie nachweisen können, dass Sie auf die Entstehung der Kosten keinen Einfluss nehmen konnten und mit der gebotenen Sorgfalt alles unternommen haben, um die entstandenen Kosten ganz zu vermeiden oder zumindest zu minimieren. Die Dokumentation übermitteln Sie zusammen mit der Abrechnung der Ausgaben an die Kontrollinstanz (SAB oder CRR). Bei der Beurteilung des Sachverhaltes wird in erster Linie der Erfolg des Projektes als Ganzes bewertet. Hierzu gehören die Durchführung der Aktivitäten, die Erreichung der Projektziele und Projektergebnisse.
Auch unter den erschwerten Bedingungen gelten weiterhin die Regelungen des Zuwendungsvertrages, des Gemeinsamen Umsetzungsdokumentes inkl. Vergaberegelungen sowie die einschlägigen Verordnungen der Europäischen Union.
2. Förderung von Ausgaben für Projektaktivitäten
- Sind Ihnen für Ihr Projekt finanzielle Aufwendungen für Aktivitäten entstanden, die aufgrund der COVID-19-Krise nicht oder nur teilweise durchgeführt werden konnten oder können (wie z. B. Raummiete trotz abgesagter Veranstaltung, Reisekosten, keine Rückerstattung von bereits gezahlten Teilnehmergebühren seitens des Veranstalters, Stornierungsgebühren), so können diese Ausgaben bezuschusst werden.
- Werden Ihnen die entstandenen Kosten von einer anderen Stelle (z. B. aus Versicherungen, Kurzarbeitergeld, etc.) erstattet oder ausgeglichen, so ist dies gegenüber der SAB/ dem CRR anzuzeigen. Die zuschussfähigen Ausgaben werden in diesem Fall um den Betrag, der von Dritten übernommen wurde, gekürzt.
- Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Durchführung von Projektaktivitäten in einem alternativen Format anfallen können (z.B. virtuelle Meetings, e-Learning und Ähnliches), müssen entscheidend zu den Projektzielen beitragen. Sie sind hinreichend zu dokumentieren und zu begründen.
- Nicht bezuschusst werden Ausgaben für Produkte oder Dienstleistungen, die für eine Projektaktivität geplant waren, aber aufgrund der COVID-19-Krise nunmehr zu einem anderen Zeitpunkt bzw. für eine andere Aktivität außerhalb des Projektes genutzt werden können. Dies trifft zum Beispiel für Ausstattungsgegenstände, Geschenke oder Preise für Wettbewerbe zu, die vom Begünstigten angeschafft wurden und nun für einen anderen Zweck genutzt werden.
3. Umsetzung von Projektaktivitäten
- Änderungen am Gesamtprojekt sind vor dem Ende der Projektlaufzeit durch den LP bei der SAB anzuzeigen
- Über Änderungen, die keine wesentlichen Auswirkungen auf die Erreichung der Projektziele haben (z. B. Vertagung von Veranstaltungen, Änderung des Formates einer Veranstaltung, wie z.B. „Online“ anstelle von „vor Ort“, Verlängerung der Projektlaufzeit, um Aktivitäten nachzuholen) entscheidet die SAB.
- Über wesentliche Änderungen, wie z. B. die Änderung des Ausgaben- und Finanzierungsplanes oder die Änderung der Projektaktivitäten, die die Erreichung der Projektziele wesentlich beeinträchtigen, entscheidet der Begleitausschuss.
- Projektaktivitäten, die nicht umgesetzt werden konnten, aber für die Erreichung des Projektziels erforderlich sind, sind nachzuholen oder in Absprache mit der SAB zu ersetzen.
- Es wird an dieser Stelle nachdrücklich darauf hingewiesen, dass auch für die geänderten Projektaktivitäten die Regelungen des Vergaberechts nach dem Zuwendungsvertrag sowie dem Gemeinsamen Umsetzungsdokument – sofern diese anzuwenden sind – beachtet werden müssen.
4. Fristen bei der Kontrollinstanz
- Informieren Sie Ihre Kontrollinstanz (SAB oder CRR), wenn Sie Fristen nicht einhalten können. Neue Termine werden mit Ihnen unbürokratisch vereinbart.
- Wenn Sie dringend eine Auszahlung brauchen, zeigen Sie es Ihrer Kontrollinstanz an. Ihre vorliegende Abrechnung wird neu terminiert oder Sie werden gebeten, einen zusätzlichen Auszahlungsantrag zu stellen.
5. Kleinprojektefonds
Für die Begünstigten von Kleinprojekten gelten die Regelungen in Ziffer 1 bis 4 analog, wobei die darin genannten Anzeigen und Informationen gegenüber der jeweils zuständigen Euroregion vorzu-nehmen sind. Bei weiteren Fragen empfehlen wir Ihnen, sich mit dem jeweiligen Projektsekretariat Ihrer Euroregion in Verbindung zu setzen.
