Milí projektoví partneři!
Propuknutí pandemie COVID-19 ovlivňuje nečekanou a čím dál větší měrou fungování Programu spolupráce Česká republika – Sasko 2014–2020. Jsme si vědomi toho, že momentální situace může narušit průběh i Vašeho projektu, protože některé plánované aktivity jsou realizovatelné jen v omezeném rozsahu, případně nejsou realizovatelné vůbec. Proto by Vám Řídící orgán a Národní orgán rády představily možnosti, jak dopad krize COVID-19 na Váš projekt zmírnit.
V každém případě je nutné kontaktovat Společný sekretariát (kontakt@sn-cz2020.eu), resp. Vaše národní Kontrolory. Každá situace bude posuzována individuálně a pro každou se po poradě s Vámi nalezne řešení.
1. Úvodem
Níže uvedená ulehčení nepředstavují žádnou změnu stávajícího právního rámce v realizaci partnerských projektů. Slouží pouze ke snížení negativních dopadů krize COVID-19 na realizaci programu.
Chcete-li využít některých z uvedených možností ulehčení, je Vaší povinností důvěryhodně doložit souvislost mezi aktuálním stavem Vašeho projektu a krizí kolem koronaviru. Musíte doložit či prokázat, že jste neměli možnost ovlivnit výši nákladů a že jste vědomě podnikli vše pro to, abyste se vzniklým nákladům vyhnuli, nebo je alespoň minimalizovali. Příslušnou dokumentaci můžete předat spolu s vyúčtováním výdajů Kontrolorovi (SAB nebo CRR). Při hodnocení stavu věci se bude v prvé řadě přihlížet k úspěchu projektu jako celku. K tomu patří realizace aktivit, dosažení projektových cílů a výsledky projektu.
Ustanovení a nařízení Smlouvy o poskytnutí dotace a Společného realizačního dokumentu včetně zadávání veřejných zakázek a příslušných nařízení Evropské unie platí i za těchto ztížených podmínek.
2. Způsobilost výdajů v aktivitách projektů
- Pokud Vám vznikly náklady na realizaci projektových aktivit, které mohly nebo mohou být kvůli krizi COVID-19 zrealizovány jen zčásti (jako např. platba nájmu za prostory navzdory zrušené akci, cestovní náklady, nemožnost refundace již zaplacených účastnických poplatků ze strany pořadatele, stornovací poplatky), mohou být tyto výdaje dotovány.
- V případě, že Vám byly vzniklé náklady proplaceny či vyrovnány jinou cestou (např. pojištěním, příspěvkem na práci na zkrácený úvazek atd.), je třeba toto oznámit SAB. Způsobilé náklady pak budou sníženy o částku poskytnutou třetí stranou.
- Výdaje, které by mohly vzniknout realizací projektových aktivit v alternativním formátu (např. online meetingy, e-learning apod.), musí významnou měrou přispět k projektovým cílům. Je rovněž nezbytné tyto aktivity dostatečně zdokumentovat a odůvodnit.
- Výdaje za pořízené produkty či služby (např. vybavení, dárky nebo soutěžní ceny) původně plánované pro projektové aktivity, kterých žadatel kvůli krizi COVID-19 na projekt nevyužije, ale může jich využít později na jinou aktivitu mimo projekt, jsou nezpůsobilé.
3. Realizace projektových aktivit
- Změny projektu jako celku musí Lead partner oznámit SAB, a to před koncem doby realizace projektu.
- O změnách, které nemají zásadní dopad na dosažení projektových cílů (např. odložení akcí, změna formátu akce, jako např. „online“ místo prezenční formy, prodloužení doby realizace projektu za účelem realizace naplánovaných aktivit), rozhoduje SAB.
- O zásadních změnách, jako např. o změně plánu výdajů a financování nebo o změně projektových aktivit, které by významně narušily dosažení projektových cílů, rozhoduje Monitorovací výbor.
- Projektové aktivity, které nemohly být zrealizovány, ale jsou přesto pro dosažení projektových cílů nezbytné, se uskuteční dodatečně, nebo pro ně bude po domluvě se Saskou rozvojovou bankou (SAB) nalezeno náhradní řešení.
- Na tomto místě je třeba upozornit na skutečnost, že i v případě pozměněných projektových aktivit musí být dodržována ustanovení a pravidla pro zadávání veřejných zakázek podle Smlouvy o poskytnutí dotace a Společného realizačního dokumentu, pokud se změny tohoto dotýkají.
4. Lhůty
- Informujte svého Kontrolora (SAB nebo CRR), pokud lhůtu nejste schopni dodržet. Kontrolor s Vámi dojedná nový termín.
- V případě, že urgentně potřebujete vyplacení prostředků, oznamte to svému Kontrolorovi. Vaše předložené vyúčtování obdrží novou lhůtu, nebo budete požádáni o zaslání dodatečné Žádosti o platbu.
5. Fond malých projektů
Pro příjemce Fondu malých projektů platí obdobná ustanovení jako ve výše uvedených odstavcích, přičemž jednotlivá hlášení a informace musí být předloženy příslušnému euroregionu. V případě dalších dotazů doporučujeme spojit se s příslušným projektovým sekretariátem Vašeho euroregionu.
