Po létě, kdy přeshraničním kontaktům téměř nic nebránilo, se s podzimem bohužel opět vrátila omezení možností cestování a setkávání se ve spojitosti s pandemií koronaviru. Zavedená preventivní a ochranná opatření opět komplikují realizaci Programu spolupráce Česko – Sasko 2014–2020.
Jsme si vědomi toho, že momentální situace může narušit i průběh Vašeho projektu. Proto Vám chceme představit možnosti, jak dopady omezení na Váš projekt zmírnit.
Můžete kdykoli kontaktovat Společný sekretariát ( kontakt@sn-cz2020.eu
), resp. příslušného národního kontrolora. Každou situaci posoudíme individuálně a na základě vzájemné dohody nalezneme řešení.
1 Obecná pravidla
Níže uvedená opatření nepředstavují žádnou změnu stávajícího právního rámce pro realizaci projektů spolupráce, který je definován ve Smlouvě o poskytnutí dotace, Společném realizačním dokumentu, v pravidlech pro zadávání zakázek a v relevantních nařízeních Evropské unie.
Opatření slouží pouze ke zmírnění negativních dopadů krize COVID-19 na realizaci programu.
Pokud chcete tato opatření využít, je třeba, abyste věrohodně popsali a zdokumentovali dopady omezení souvisejících s koronavirem na situaci ve Vašem projektu. Z dokumentace musí být patrné, že jste nemohli zamezit vzniku nákladů a že jste vědomě podnikli vše pro to, abyste se vzniklým nákladům vyhnuli nebo je alespoň minimalizovali. Příslušnou dokumentaci předejte spolu s vyúčtováním výdajů svému kontrolorovi (SAB nebo CRR). Při hodnocení stavu věci se bude v prvé řadě přihlížet k úspěšnosti projektu jako celku. K tomu patří uskutečnění aktivit, dosažení projektových cílů a výsledků projektu (indikátorů).
2 Realizace projektových aktivit
- Pro aktivity, které se z důvodu aktuálních omezení nemohou konat v plánované formě, využijte alternativní formáty (např. videokonference, hybridní akce, e-Learning atd.) Smysl a účel aktivit je přitom třeba dodržet. Změnu formátu akce s námi prosím předem dohodněte (s SAB nebo s CRR).
- Pro aktivity, které se z objektivních důvodů nemohou konat v alternativní podobě, resp. ve schválené době realizace projektu, nalezneme společně individuální řešení.
- Pokud jsou nutné celkové změny projektu, musí je LP oznámit SAB před koncem doby realizace projektu.
O změnách, které nemají zásadní dopad na dosažení projektových cílů (např. odložení akcí na pozdější termín, změna formátu akce, prodloužení doby realizace projektu za účelem realizace naplánovaných aktivit), rozhoduje příslušný orgán (SAB nebo CRR).
O zásadních změnách, jako např. o navýšení prostředků nebo o změnách projektových aktivit, které mají vliv na dosažení projektových cílů, rozhoduje Monitorovací výbor.
3 Způsobilost výdajů na projektové aktivity
- Pokud Vám vznikly náklady na realizaci projektových aktivit, které nemohly být kvůli koronavirovým opatřením zcela nebo z části zrealizovány (jako např. platba nájmu za prostory i přes zrušenou akci, cestovní náklady, nemožnost refundace již zaplacených účastnických poplatků ze strany pořadatele, stornovací poplatky), můžete na tyto výdaje obdržet dotaci.
V případě, že Vám byly vzniklé náklady proplaceny či vyrovnány jinou cestou (např. pojištěním, příspěvkem v rámci tzv. kurzarbeitu atd.), je třeba tuto skutečnost oznámit kontrolorovi (SAB nebo CRR). Způsobilé náklady pak budou sníženy o částku poskytnutou třetí stranou.
- Výdaje vzniklé v souvislosti s realizací projektových aktivit v alternativním formátu (např. pořízení techniky pro konání online schůzek či e-learningu apod.), mohou být uznány jako způsobilé, pokud je patrný zřejmý přínos k naplnění cílů projektu a není přesažena celková výše způsobilých nákladů dle Smlouvy o poskytnutí dotace. Nezbytnost vzniklých výdajů je třeba dostatečně zdokumentovat a odůvodnit. Na bodu 2, druhé odrážce se tímto však nic nemění.
- Výdaje za pořízené produkty či služby (např. vybavení, dárky nebo soutěžní ceny) původně plánované pro projektové aktivity, které žadatel nyní pro projekt nevyužije, ale které může využít později na jinou aktivitu mimo projekt, jsou nezpůsobilé.
- Při vyúčtování osobních nákladů za období, během kterých jsou v platnosti koronavirová omezení, věnujte prosím zvláštní pozornost popisu obsahu projektových aktivit v monitorovací zprávě. Vyhnete se tak následným dotazům a případným sankcím.
4 Lhůty pro kontrolu
- Informujte svého kontrolora (SAB nebo CRR), pokud nejste schopni dodržet stanovené lhůty. Kontrolor s Vámi dojedná nový termín.
- V případě, že urgentně potřebujete vyplacení prostředků, oznamte to svému kontrolorovi. Kontrola Vámi předložené soupisky bude v rámci možností časově uspíšena, případně dostanete možnost předložit dodatečnou Žádost o platbu mimo domluvený harmonogram.
5 Fond malých projektů
Pro příjemce v rámci malých projektů platí obdobná ustanovení jako ve výše uvedených odstavcích 1 až 4, přičemž jednotlivá hlášení a informace musí být předloženy příslušnému euroregionu. V případě dalších dotazů doporučujeme spojit se s příslušným projektovým sekretariátem Vašeho euroregionu.
